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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

21. April 2020 von Florian Buchner

Projekt dokumentieren & genial einfach mit einem transparenten Ordnungssystem

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Fällt das Wort Projektarbeit im Unternehmen, so führt das bei einem Mitarbeiter zu einem breiten Grinsen, während einem anderen sofort die Haare zu Berge stehen und kalter Schweiß auf die Stirn tritt. Nicht selten hängt diese Reaktion mit dem Projektmanagement und der Dokumentation der Projektarbeit zusammen. Ein Stapel Papier – würde man ihn umstoßen, wäre das gesamte Projekt zum Scheitern verurteilt, weil das Ordnungssystem in sich zusammengefallen ist. Kennen Sie das? Wenn Projektmitarbeiter A nicht weiß, was B macht und wofür C zuständig ist? Oder einzelne Dokumente einfach nicht auffindbar sind? Kein Grund, in Panik zu verfallen! Denn Classei hat das perfekte Ordnungssystem für Ihre Projektarbeit: genial einfach, schnell und transparent.

Die Herausforderung: Projekt organisieren und den Verlauf im Blick behalten

Wenn das Projekt sehr komplex ist, an dem Ihr Team und Sie arbeiten, muss Ihre Organisation flexibel sein. Viele Arbeitsschritte laufen im 21. Jahrhundert digital ab und die Menge der anfallenden Papierberge kann deshalb reduziert werden. Den Projektverlauf mit Stift und Papier zu dokumentieren, darauf kann jedoch nicht gänzlich verzichtet werden. Deshalb muss das Ordnungssystem absolut transparent und so flexibel sein, dass Sie es schnell an wechselnde Bedingungen und dynamische Arbeitsabläufe anpassen können. Urlaubs- und Krankheitsvertretungen sind dann kein Problem mehr, denn alle Mitarbeiter finden sich schnell zurecht und sind in der Lage, den Projektverlauf zu dokumentieren.

Die Lösung: Dokumentation Ihrer Projektarbeit mit Classei

Wenn ein Projekt klar strukturiert ist, jeder weiß, was er zu tun hat, und alle benötigten Dokumente schnell findet, statt lange zu suchen, dann heißt Ihr Ordnungssystem für die Projektarbeit Classei. Es ist so einfach wie genial und folgt der schlichten Klarheit der Gedanken. Damit erhält Ihr Team wieder den Durchblick und einen umfassenden Überblick über das Projekt. Und zwar einfach, schnell und so, dass alle Beteiligten damit problemlos zurechtkommen. Die Orga-Mappen, Boxen und Tabs können Sie jederzeit unkompliziert ergänzen, abwandeln oder erweitern. Eben genau so, wie es die firmeninternen Prozesse erfordern. Ist es höchste Zeit, Ihr Projekt mit dem Classei-Ordnungssystem zu dokumentieren? Hier erfahren Sie, wie es geht.

Alle Vorteile auf einen Blick

  • schneller Zugriff auf Informationen
  • eindeutige Strukturen
  • nachvollziehbare Entscheidungen
  • optimales Entwicklungspotenzial
  • klare Rechtssicherheit

So gelingt es leicht, Projekte zu dokumentieren

Mit dem Ordnungssystem von Classei können Sie Projektuntergruppen sehr fein strukturieren. Legen Sie einfach für jeden einzelnen Vorgang eine Orga-Mappe an und sortieren Sie diese in die entsprechende Orga-Box ein. Den Team-Vorteil werden Sie nicht mehr missen wollen: Sie blockieren im Team nicht die kompletten Projekt-Akten für andere Mitarbeiter, da Sie nur den zu bearbeitenden Vorgang in der Orga-Mappe auf Ihrem Schreibtisch haben. Klarheit und Übersichtlichkeit helfen auch, neue Mitarbeiter äußerst schnell und unkompliziert einzuarbeiten. 

Und nicht nur die Arbeit am Projekt wird für Sie einfacher und effizienter, auch die Dokumentation geht leicht von der Hand. War es für Sie bisher ein Graus, dass viele Informationen verwaltet und später dokumentiert werden müssen? Je komplexer, umso transparenter und übersichtlicher muss die Papier-Dokumentation sein, damit Sie den Überblick behalten. Kein Problem mit Classei! Eine eindeutige Beschriftung sorgt dafür, dass sich auch Fachfremde in Ihrer Struktur zurechtfinden – vor allem bei kurzfristigen Ausfällen von Mitarbeitern ist dies extrem wichtig.

Ihre Bausteine, um jedes Projekt zeitsparend zu dokumentieren:

204011 Orga-Mappe weißOrga-Mappen: Sie bestehen aus stabilem Papier, Karton oder Kunststoff wobei einige auch wiederverwendbar sind. Die verschiedenen Ausführungen eignen sich für bis zu 200 Blätter in Größe DIN A4. Die praktische Orga-Leiste macht die Mappen von Classei einzigartig.

 

581004 Quick-Tab Ausschnitt_1Orga-Tabs: Mit den selbstklebenden Tabs von Classei, die in verschiedenen Farben erhältlich sind, lässt sich jede Mappe eindeutig beschriften. Die passende Systematik ist höchst flexibel und für alle Anwendungsbereiche individuell anpassbar.

 

Kunststoff-Boxen_1Orga-Boxen: Bis zu 100 Mappen finden Platz in einer der unterschiedlich farbigen Orga-Boxen von Classei. Die robusten Karteikästen aus verschiedenen Materialien passen in jedes Regal, auf jeden Schreibtisch und sogar in Hängeregisterschränke.

 

Um den Projektverlauf zu dokumentieren, folgen Sie drei einfachen Schritten:

  1. Dokument in eine Orga-Mappe legen
  2. Orga-Mappe mit einem Orga-Tab beschriften
  3. Orga-Mappe in die dafür vorgesehenen Orga-Box stellen

Was muss organisiert und schriftlich festgehalten werden?

Einige Beispiele für Papierdokumente, die in der Projektdokumentation nicht fehlen dürfen, haben wir für Sie zusammengetragen. Der Umfang richtet sich nach den individuellen Anforderungen, der Größe des Vorhabens und der Anzahl der beteiligten Personen.

  • Aufträge und Verträge
  • Budgetaufstellung
  • Organisationsgrundlagen
  • Projektpläne
  • Projektberichte
  • Verlaufs- und Ergebnis-Protokolle
  • Qualitätssicherung
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