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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

10. January 2022 von Rita Angermeier

Archivierung Schule: der große Ratgeber für Lehrer und Schüler

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Der Schreck sitzt tief! Gerade haben Sie das Anschreiben für Ihre Bewerbung auf Ihren Traumjob fertiggestellt, auch der Lebenslauf steht und Ihre Referenzen sind vollständig. Fehlt nur noch die Kopie Ihres Abiturzeugnisses. Doch wo Sie auch suchen, der wichtige Leistungsnachweis ist unauffindbar. Beim letzten Umzug hatten Sie den Ordner mit Urkunden noch in der Hand. Ist er etwa versehentlich im Müll gelandet? Es hilft alles nichts, Sie brauchen unbedingt diese Zeugniskopie. An wen Sie sich dafür wenden müssen, was Sie zur Archivierung in der Schule wissen müssen und wie Sie selbst Schulunterlagen und mehr einfach, schnell und sicher ordnen, erfahren Sie hier!

Das Abschlusszeugnis ist weg – wer hat eine Kopie?

Dass wichtige Zeugnisse und Urkunden abhandenkommen, passiert immer wieder. Die Gründe dafür reichen vom unverschuldeten Wohnungsbrand bis hin zur selbst verursachten Unordnung. Findet sich ein Dokument, das Sie unbedingt benötigen, einfach nicht mehr an, muss Ersatz her. Für die Archivierung in der Schule gibt es zum Glück Aufbewahrungsfristen für eine ganze Reihe von Schulunterlagen, sodass Sie im Ernstfall nach einer Kopie fragen können. Diese festgelegten Zeitspannen sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich, es handelt sich jedoch um mindestens 40 Jahre. Fehlt Ihnen Ihr Abgangs- oder Abschlusszeugnis, stehen die Chancen also sehr gut, dass Ihre ehemalige Schule noch über die sogenannte Zweitschrift oder Abschrift verfügt. Gibt es die Schule nicht mehr, sind das zuständige Schulamt oder die Gemeinde erste Ansprechpartner.

Aufbewahrungsfristen für Schulen: Sache der Länder

Bildung ist Ländersache. Das föderale Prinzip spiegelt sich dementsprechend auch in den Vorschriften wider, die regeln, welche Unterlagen wie lange archiviert werden müssen. Hier gibt es erhebliche Unterschiede, die teilweise auch erst durch Anpassungen nach Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2018 entstanden sind. Die Tabelle zeigt beispielhaft Fristen für die Archivierung in der Schule im Norden, in der Mitte und im Süden Deutschlands.

 

Schleswig-Holstein

Sachsen-Anhalt

Bayern

Schülerstammblätter/Schülerkarteien

55 Jahre

10 Jahre nach Schulentlassung

50 Jahre

Klassenbücher

3 Jahre

2 Jahre

1 Jahr

Jahreszeugnisse und Notenbücher

10 Jahre

2 Jahre

2 Jahre

Abgangs- und Abschlusszeugnisse

40 Jahre

45 Jahre

50 Jahre

Die Dauer ist festgelegt in der Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an öffentlichen Schulen in Schleswig-Holstein vom 18. Juni 2018, den Richtlinien zum Schülerstammblatt und zum sonstigen Datenbestand an allgemeinbildenden Schulen, berufsbildenden Schulen und Schulen des zweiten Bildungsweges des Landes Sachsen-Anhalt vom 21. Oktober 2005 sowie der Schulordnung für schulartübergreifende Regelungen an Schulen in Bayern vom 1. Juli 2016.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kann das zuständige Archiv die Unterlagen übernehmen. Passiert das nicht, weil beispielsweise kein Platz mehr zur Verfügung steht oder die Daten nicht relevant für die Archivierung sind, müssen alle Dokumente aus Papier datenschutzkonform vernichtet und digitale Akten gelöscht werden.

Aufbewahrungsfristen für Schüler: viel kann, nichts muss

Für Privatpersonen gibt es grundsätzlich keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, ja nicht einmal eine Aufbewahrungspflicht. Jeder Schüler könnte sein Abschlusszeugnis also direkt nach der Schule entsorgen. Da es sich dabei jedoch um ein essenzielles Dokument für die Bewerbung um einen Ausbildungs- oder Studienplatz handelt und es zu den persönlich bedeutsamen Unterlagen zählt, wäre das fatal. Empfehlenswert ist, benotete Arbeiten bis zum Ende des Schuljahres aufzubewahren, um Einzelleistungen für die Gesamtzensur nachweisen zu können. Abschlusszeugnisse (Realschule, Abitur) sollten wie Ausweis, Führerschein und Co lebenslang aufgehoben werden. 

Schul-Archivierung ganz einfach mit Classei

Bei der Archivierung in der Schule und der Aufbewahrung von Schulunterlagen zu Hause kommt es darauf an, dass die Dokumente schnell und leicht zu finden sind. Und auch die Ablage muss einfach umzusetzen sein, eben der Klarheit des Gedankens folgen. Das Ordnungssystem von Classei erfüllt diese Anforderungen ohne Kompromisse. Sie benötigen für die Sofortordnung des Schul-Archivs nur drei Elemente:

Auf beiden Seiten des Pultes fällt an jedem Unterrichtstag viel Papier an. Schüler fertigen Mitschriften an, schreiben Tests, bereiten Referate vor, erhalten Arbeitsblätter und korrigierte Klausuren zurück. Lehrkräfte nehmen Krankenscheine, Entschuldigungen, Hausarbeiten und mehr entgegen. All diese Unterlagen wollen – jedenfalls für eine gewisse Dauer – selbsterklärend abgelegt werden, sodass Sie sie jederzeit sofort wiederfinden.

So gehts in der Praxis: Für Schüler empfiehlt sich die thematische Archivierung für die Schule, beispielsweise mit je einer Orga-Box für die einzelnen Fächer Mathe, Deutsch, Biologie und so weiter. In die Orga-Mappen werden wichtige Unterlagen, Tests und Lernhilfen gelegt, die kurz- oder langfristig aufbewahrt werden sollen. Beschriften Sie jede Mappe mit einem Orga-Tab eindeutig, damit Sie genau wissen, was drin ist. Zum Beispiel: „Stochastik 9. Klasse“, „Faust I“ oder „Genetik und Vererbung“.

Classei ist natürlich nicht nur für zu Hause, sondern auch für den Schulbetrieb geeignet. Ob im Lehrerzimmer oder auf dem persönlichen Schreibtisch – vom Entschuldigungsschreiben bis zum Elternbrief für die Klassenfahrt lassen sich mit Mappen, Tabs und Boxen alle wichtigen Unterlagen sortieren und verwahren. Damit gelingt die Archivierung für die Schule schnell und übersichtlich. Sehen Sie sich unsere Fertig-Sets für den sofortigen Start an und probieren Sie es gleich aus!

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