Aktenplan Ablage – so ordnen Sie den Alltag
Ihr Schreibtisch ist heute mal wirklich ordentlich. Neben Ihrem Computer liegt nur ein kleinen Stapel Papier: eine Rechnung eines Lieferanten, Bewerbungsunterlagen eines potenziellen neuen Mitarbeiters, ein Protokoll vom gestrigen Meeting, Mitschriften einer Telefonkonferenz von letzter Woche, die Einladung zum Brunch bei einem guten Kunden, ein Kostenvoranschlag für die Reparatur eines Firmen-Transporters und mehrere Aufträge und Rechnungen, die Sie den entsprechenden Kundenakten zuweisen müssen. Viele verschiedene Themen gut gemischt für minimale Transparenz. Ihre Ordnung ist doch nicht so akkurat wie zunächst vermutet. Mit einem Aktenplan für Ihre Ablage haben Sie Ihren Arbeitsalltag und auch alle privaten Angelegenheiten dagegen immer genau im Blick. Steigen Sie jetzt auf einen effektiven Ordnungsplan mit Classei um!
Ordnungsplan aufstellen und strukturiert ablegen
Ihr Schreibtisch und das gesamte anfallende Schriftgut haben eines gemeinsam: Sie müssen strukturiert sein, sonst verlieren Sie den Überblick. Stellen Sie deshalb einen Ordnungsplan auf. Aber keine Angst: Ein ausgeklügelter Aktenplan muss es nicht sein, mit dem Sie Wochen und Monate beschäftigt sind und ihn anschließend ohnehin nicht mehr anwenden wollen. Wie entwickeln Sie also Ihren Ordnungsplan? Ganz einfach: aus der Praxis heraus. Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf, denn die Praxis hat immer mehr Phantasie, als Sie auch bei angestrengtem Nachdenken aufbringen können. Mit Classei ist es einfach, einen Ordnungsplan aufzustellen.
Aktenplan Ablage mit zehn Hauptgruppen
Die optimale Aktenplan Ablage mit Classei umfasst nur zehn Hauptgruppen. Wenn Sie Ihre Ablage zum ersten Mal ordnen, überlegen Sie sich einfach zehn getrennte Bereiche, die Ihnen für eine Einteilung sinnvoll erscheinen. Dabei können Sie sich an Ihren bisherigen Akten orientieren und Anregungen für Oberbegriffe Ihrer neuen Hauptgruppen aufgreifen. Arbeiten Sie unbedingt mit Ihren Kollegen zusammen, insofern es nicht nur um eine einzelne Ablage auf Ihrem eigenen Schreibtisch gehen soll. Ein Beispiel: Aus Begriffsvorschlägen wie Kfz, Auto oder Transporter lässt sich ganz einfach die Hauptgruppe „Fuhrpark“ bilden. Der Name ist letztendlich egal – wenn alle Beteiligten wissen, was damit gemeint ist. Es müssen am Anfang nicht unbedingt schon zehn Hauptgruppen sein, im Gegenteil. Vielleicht fällt Ihnen später im Arbeitsalltag noch ein wichtiger Begriff ein, der noch fehlt. Legen Sie die Hauptgruppen der Aktenplan Ablage so fest, dass die festgelegten Begriffe einen Gesamtbereich abdecken und sich selbst so wenig wie möglich überlappen. Andernfalls kommen in der Praxis Zweifel auf, welcher Bereich der passende ist. Sollten sich Deutungsmöglichkeiten ergeben, können Sie später auch eine Definition ergänzen.
So funktioniert die Aktenplan Ablage mit Classei
Farbunterscheidung durch Quick-Tabs
Legen Sie für jede Hauptgruppe eine Farbe fest. Unsere Classei Farbskala stellen wir Ihnen auch als Download zur Verfügung.
Dateiname: Beispiel: Ihre Hauptgruppe „Fuhrpark“ kennzeichnen Sie grün. Wenn Sie aus Versehen eine Orga-Mappe der Hauptgruppe „Personal“ mit rotem Quick-Tab darin abstellen, sehen Sie sofort, dass die Farben nicht zusammenpassen.
Beschriftung der Reiter
Beschriften Sie die Quick-Tabs mit einem Begriff, der zu dem Vorgang passt, wenn Sie eine Orga-Mappe neu anlegen. Nutzen Sie dazu alphabetische Begriffe. Ein numerischer Zusatz zur Bezeichnung der Hauptgruppe ist nicht erforderlich. Durch die Farbe des Reiters ist die Mappe automatisch einer Hauptgruppe zugeordnet.
Beispiel: Eine Orga-Mappe rund um den Vorgang „Transporter Reparatur“ müssen Sie nicht zusätzlich mit „Fuhrpark“ beschriften, da die Mappe durch den grünen Quick-Tab bereits eindeutig der grün gekennzeichneten Hauptgruppe zugeordnet ist.
Kennzeichnung der Hauptgruppen
Die Hauptgruppen können Sie innerhalb der Aktenordnung durch Leitkarten kennzeichnen oder die Rückenschilder der Orga-Boxen beschriften. Anstelle der Leitkarten bieten sich auch stabile Orga-Mappen ab einer Papierstärke von 170 g/qm oder Klarsicht-Mappen an. Sie können diese dann als Mappe mit der Beschriftung „Diverse“ für einzelne Schriftstücke anlegen, für die es noch keine Orga-Mappe gibt. Wenn die Mappe zu stark anwächst, lässt sie sich problemlos ausdünnen, indem Sie entsprechende Orga-Mappen erstellen.
Beispiel: Nutzen Sie für die Hauptgruppe „Fuhrpark“ einfach eine eigene Orga-Box.
Untergruppierungen
Ist eine Hauptgruppe so stark angewachsen, dass sie unübersichtlich wird? Gruppieren Sie sie einfach in sinnvolle Unterkategorien. Wie diese heißen könnten, lässt sich problemlos von den Beschriftungen der Quick-Tabs der angelegten Orga-Mappen abtleiten. Teilen Sie die Untergruppen durch Leitkarten, Leitmappen oder Orga-Boxen in der Hauptgruppe ab. Nummerieren können Sie die Leitkarten entsprechend der üblichen Dezimalklassifikation wie Hauptgruppe 1, Untergruppe 3 = 1.3; Hauptgruppe 3, Untergruppe 5 = 3.5.
Beispiel: In Ihrer Hauptgruppe „Fuhrpark“ stehen mehrere Orga-Mappen mit Bezeichnungen wie „Transporter Versicherung“, „Transporter Reparatur“ oder „Winterreifen für Transporter“. Legen Sie auf dieser Grundlage einfach die Untergruppe „Transporter“ an.
Reihenfolge der Akten
Innerhalb der Hauptgruppen und Untergruppen genügt es, wenn Sie die mit Namen oder Sachbezeichnungen beschrifteten Akten alphabetisch geordnet abstellen. Das hat viele Vorteile: Sie brauchen sich beim Anlegen der Orga-Mappe keine Gedanken über die Gruppennummerierung zu machen. Nur umfangreichen Anlagen empfiehlt sich die zusätzliche Nummernkennzeichnung wie im obigen Beispiel. Sonst besteht die Gefahr, dass Mappen in falsche Unterbereiche abgestellt werden. Diese Nummer sollte dem Namen aber nicht vor-, sondern nachgestellt werden, damit bei der üblichen vorgereihten Ordnung möglichst viele Anfangsbuchstaben der Quick-Tabs sichtbar bleiben.
Beispiel: Wollen Sie für alle sieben Transporter Ihres Unternehmens eine eigene Untergruppe bilden, können Sie zusätzlich Nummern vergeben.
