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Classei | Egon Heimann GmbH
Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

Classei-Ablage nach Aktenplan

Farb-Nummer

Sachgebiet
Beispiel: Firmen
00 - weiß
Firmenangelegenheiten
01 - gelb
Entwicklung
02 - rot
Kunden
03 - blau
Lieferanten
04 - orange
Personal
05 - rosa
Hard-Software
06 - grün
07 - hellrot

Farb-Nummer

Sachgebiet
Beispiel: Seniorenheim
00 - weiß
Firmenangelegenheiten
01 - gelb
Entwicklung
02 - rot
Kunden
03 - blau
Lieferanten
04 - orange
Personal
05 - rosa
Hard-Software
06 - grün
07 - hellrot

Farb-Nummer

Sachgebiet
Beispiel: Handwerker
00 - weiß
Firmenverwaltung
01 - gelb
Aufträge
02 - rot
Organisation
03 - blau
Einkauf
04 - orange
Personal
05 - rosa

06 - grün
07 - hellrot

Farb-Nummer

Sachgebiet
Beispiel: Privatablage
00 - weiß
Persönliches
01 - gelb
Finanzen
02 - rot
Haus/Wohnung
03 - blau
Kinder
04 - orange
Urlaub/Freizeit
05 - rosa
Hard-Software
06 - grün
KFZ
07 - hellrot
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Für die Schriftgut-Organisation und zur Einrichtung des Schreibtisches sollten Sie Ihre Ordnung strukturieren, also einen Ordnungsplan aufstellen. Aber keine Angst, keinen ausgeklügelten Aktenplan, für dessen Aufstellung Sie Wochen und Monate benötigen und er deshalb nie oder nur selten zustandekommt.

Wie entwickeln Sie Ihren Ordnungsplan?

Sie entwickeln Ihren Ordnungsplan ganz einfach aus der Praxis heraus. Dazu ist es nicht nötig, sich den Kopf zu zerbrechen. Die Praxis hat immer mehr Phantasie als Sie auch bei angestrengtem Nachdenken aufbringen können. Wie gehen Sie vor, um das zu erreichen?

10 Hauptbereiche

Der Ordnungsplan umfaßt nur 10 Hauptgruppen.

Bei einer Neuanlage überlegen Sie sich lediglich, wie Sie den zu erfassenden Ordnungsbereich am besten in 10 getrennte Bereiche einteilen können. Bei einer Umstellung sehen Sie sich dazu Ihre bisherigen Akten an. Sie erhalten dann genügend Anregungen, Oberbegriffe zu bilden, die die Hauptgruppen bilden.

Es müssen am Anfang nicht unbedingt schon 10 Hauptgruppen sein, im Gegenteil. Vielleicht fällt Ihnen später bei der Durchführung noch ein wichtiger Begriff ein, der unbedingt mit aufgenommen werden muß. Hieran erkennen Sie, daß man bei der Festlegung der Klassen schon mit Überlegung vorgehen muß, denn die von Ihnen festgelegten Begriffe sollten den Gesamtbereich abdecken und sich selbst so wenig wie möglich überlappen.

Wenn sich nämlich die Hauptbereiche überlappen, kommen in der Praxis Zweifel auf, in welchen Bereich eingeordnet werden soll. Aber auch hier lassen sich später in der Praxis die Begriffe durch ergänzende Definitionen präzisieren.

Farbunterscheidung durch Quick-Tabe

Wenn Sie jetzt Orgamappen anlegen, wählen Sie für den Quick-Tab die entsprechende Farbe lt. Farbskala (s.u.) aus. Falschabstellungen signalisieren sich durch die Farbe von selbst - es kommt zu keinen Falsch­abstellungen mehr.

Beschriftung der Reiter

Die Quick-Tabe der anzulegenden Orgamappen werden direkt beschriftet, d.h. mit dem Begriff, der den Vorgang betrifft. Das sind im allgemeinen alphabetische Begriffe. Ein numerischer Zusatz zur Bezeichnung der Hauptgruppe ist nicht erforderlich, da dies durch die Reiterfarbe geschieht.

Kennzeichnung der Hauptgruppen

Die Hauptgruppen können Sie innerhalb der Aktenordnung durch Leitkarten kennzeichnen oder durch Beschriftung der Rückenschilder der Orgaboxen. Zweckmäßig ist es manchmal auch, wenn man anstelle der Leitkarten stabile Orgamappen ab einer 170 g/qm Qualität oder Klarsicht-Mappen wählt. Sie können dann als Mappe 'Diverse' dienen für den Fall, daß Sie einzelne Schriftstücke abzulegen haben, für die noch keine Orgamappe angelegt wurde. Später, wenn diese Mappe zu stark anwächst, kann das 'Ausdünnen' durch Anlegen von entsprechenden Orgamappen nachgeholt werden.

Untergruppierungen

Wenn eine Hauptgruppe so stark anwächst, daß sie unübersichtlich wird, können Sie wiederum auf Grund der Tab-Beschriftungen der angelegten Orgamappen eine entsprechend sinnvolle Unter­ gruppierung vornehmen.

Diese werden wiederum durch Leitkarten, Leitmappen oder Orgaboxen abgeteilt. Numerieren können Sie die Leitkarten entsprechend der üblichen Dezimalklassifikation,

z.B. Hauptgruppe 1, Untergruppe 3 = 1.3

Hauptgruppe 3, Untergruppe 5 = 3.5.

Reihenfolge der Akten

Innerhalb der Hauptgruppen bzw. Untergruppen genügt es, wenn Sie die mit Namen oder Sachbezeichnungen beschrifteten Akten alphabetisch abstellen. Dieses Vorgehen hat viele Vorteile. So brauchen Sie sich beim Anlegen der Mappe keine Gedanken über die Gruppennumerierung zu machen. Nur wenn bei umfangreichen Anlagen die Gefahr besteht, daß die Mappen in falsche Unterbereiche abgestellt werden, empfiehlt sich die zusätzliche Nummernkenn­zeichnung wie im obigen Beispiel. Diese Nummer sollte dem Namen aber nicht vor- sondern nachgestellt werden, damit bei der üblichen vorgereihten Ordnung möglichst viele Anfangs­buchstaben der Tabe sichtbar bleiben.

 

Classei Farbskala als Aktenplan Download

joomplu:139Verwenden Sie Farben für Ihre Organisationsbereiche, Sachgebirte, Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Postleitregionen.

Falsch eingeordnete Mappen sind somit sofort optisch sichtbar.

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