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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

01. September 2020 von Rita Angermeier

Archivierung von Unterlagen – Teil 1: Was müssen Sie wie lange aufbewahren?

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Rechnungen von Lieferanten, Kontoauszüge, Bilanzen, Lohnbelege, Arbeitsverträge aktueller und ehemaliger Mitarbeiter: Das sind nur wenige Beispiele für die Flut an Unterlagen, die in einem Unternehmen innerhalb kürzester Zeit aufläuft. Deshalb ist ein strukturiertes Ablagesystem für die Verwaltung essenziell. Neben den Dokumenten, die Sie im Tagesgeschäft immer wieder benötigen, müssen Sie viele Unterlagen archivieren. Und zwar revisionssicher, sodass Sie bei der Betriebsprüfung durch das Finanzamt keine bösen Überraschungen erleben. Der Aufwand, der für die Archivierung von geschäftlichen Unterlagen notwendig ist, darf nicht unterschätzt werden. Doch mit einem genial einfachen Ordnungssystem wie Classei haben Sie die Papierberge leicht im Griff!

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten auf einen Blick

Bei der Archivierung von geschäftlichen Dokumenten gibt es hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nur zwei Unterscheidungen: sechs oder zehn Jahre. Eine Übersicht mit einigen wichtigen Unterlagen haben wir für Sie zusammengestellt.

zu archivierende Unterlagen

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Belege

10

Betriebskostenrechnungen

10

Bilanzen

10

Geschäftsberichte

10

Geschäftsbriefe

6

Inventare

10

Jahresabschlüsse

10

Kontoauszüge

10

Lieferscheine

6

Lohnlisten

6

Mahnungen

6

Preislisten

6

Prozessakten

10

Quittungen

10

Reisekostenabrechnungen

10

Spendenbescheinigungen

10

Steuererklärungen/Steuerbescheide

10

Verbindlichkeiten

10

Vermögenswirksame Leistungen

6

Versicherungspolicen nach Ablauf

6

Warenein- und ausgangsbücher

10

Zollbelege

10

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Für einen Kontoauszug vom 1. März 2019 wäre das der 1. Januar 2020, sodass er demnach bis 1. Januar 2030 archiviert werden muss.

Akten archivieren – sicher und übersichtlich

In den meisten Unternehmen hat sich bereits die elektronische Archivierung der Unterlagen etabliert. Dennoch fallen immer wieder Dokumente an, die Sie in Papierform aufbewahren müssen oder wollen. Dafür benötigen Sie ein durchdachtes System, um Akten und Co. bei Bedarf schnell zu finden. Deutsche Unternehmen sind durch das Steuerrecht dazu verpflichtet, die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in Deutschland zu lagern. Für Ihre Papierdokumente bedeutet das nicht nur, dass Sie dafür einen geeigneten Raum benötigen. Denn dazu gehören auch passenden Ordnungshelfer wie Archivschachteln für die Altablage und Organisations-Möbel. So sind alle Schriftstücke vor Staub und Umwelteinflüssen gut geschützt.

In Teil 2 des Classei-Ratgebers erfahren Sie, wie die Archivierung von Unterlagen heute schnell und einfach gelingt und was Sie rund um den Datenschutz beachten müssen.

Quelle:
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