Wäre Ordnung wirklich das halbe Leben, würden Sie unvorstellbar lange damit verbringen, Akten abzulegen und später wieder zu suchen. Glücklicherweise bewahrheitet sich das Sprichwort mit einer modernen Büroorganisation nicht – und Registraturen haben einen großen Anteil daran. Ganz formal verstehen wir darunter die Stelle im Unternehmen, die mit der Schriftgutverwaltung beauftragt ist. Je nach Betriebsgröße kann es eine Zentralregistratur geben (häufig bei Konzernen und Behörden) sowie kleinere Abteilungsregistraturen, die nur für bestimmte Bereiche zuständig sind. Der Begriff Registratur ist übrigens schon 100 Jahre alt und bezieht sich auf die Zeit vor der Büroreform der 1920er Jahre, als jedes einzelne Papierdokument im Geschäftstagebuch registriert werden musste.
Registratur heute: Diese Systeme gibt es
In der modernen Büroorganisation unterscheiden wir verschiedene Arten von Registraturen. Die eine beste Form gibt es nicht, denn das Ordnungssystem muss immer auf die individuellen Anforderungen abgestimmt werden, die das Tagesgeschäft mit sich bringt. Diese Systeme von Registraturen sind am häufigsten in Unternehmen anzutreffen:
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Registratur |
Beschreibung |
Vorteile |
Nachteile |
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Ordner |
Ordner stehen nebeneinander. |
schneller Zugriff, übersichtlich geheftet |
hoher Platzbedarf durch dicke Ordner |
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Stehsammler |
Stehsammler stehen nebeneinander. |
schneller Zugriff |
unübersichtliche Lose-Blatt-Sammlung |
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laterale Pendel |
Spezielle Hängehefter und -mappen hängen nebeneinander. |
leicht ergänzbar, gute Raumausnutzung |
mäßig übersichtlich |
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vertikale Hängeregistratur |
Spezielle Hängehefter und -mappen hängen hintereinander. |
schnell angelegt, übersichtlich und flexibel |
hoher Platzbedarf für Auszugsfläche |
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Horizontalablage |
Hefter oder Ordner liegen übereinander. |
für Akten mit sehr wenigen Seiten geeignet |
unübersichtlich |
Hängeregistraturen neu gedacht
Vor allem die hängenden Registraturen sind beliebt, weil sie sich schnell anlegen lassen, neue Akten in kürzester Zeit in die bestehende Struktur zugefügt werden können und der Platzbedarf im Vergleich zu meterlangen Regalreihen mit Ordnern geringer ist. Der Schwachpunkt dieser Systeme liegt jedoch in den unmodernen Hängeheftern und -mappen. Classei hat dafür die Lösung: Mit unseren Griff-Hängeleisten können Sie die Orga-Boxen aus Kunststoff in genormte Hängerahmen einhängen – und so Ihre bewährten Möbel mit dem genial einfachen Ordnungssystem von Classei nutzen!
Spezialfall: die Altregistratur
Ob Sie es Altregistratur, Altablage oder Archiv nennen – die Funktion ist dieselbe: Nicht mehr im Tagesgeschäft genutzte Papierdokumente werden weiterhin aufbewahrt, um beispielsweise zu Prüfungszwecken wieder darauf zugreifen zu können. Für Ihre Altregistratur haben wir spezielle Archivboxen mit Deckel entwickelt, in denen die Schriftstücke nicht einstauben.
Registraturen – Teil 2: von Aktenplänen und der praktischen Umsetzung
Im zweiten Teil des Classei-Ratgebers zu Registraturen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Registratur mit den drei Elementen unseres Ordnungssystems übersichtlich und einfach gestalten.
Die Vertretung für Ihren kranken Kollegen hat heute den ersten Tag in Ihrer Abteilung. Viel Zeit für die Einarbeitung bleibt nicht, denn Ihr eigener Schreibtisch ist voller Dokumente, die abgearbeitet werden wollen. Doch bis zu den Papierstapeln dringen Sie gar nicht vor: Immer wieder müssen Sie Fragen beantworten und beim Ablagesystem unterstützen – da es leider nicht selbsterklärend ist. Dabei zeigt sich, dass Büroorganisation und Aktenablage nur dann wirklich gut sind, wenn sie der Einfachheit des Gedankens folgen und auch von Außenstehenden schnell verstanden werden können. Im ersten Teil unseres Classei Ratgebers haben wir Ihnen gezeigt, was Registraturen sind und warum ihre Bedeutung für die Ordnungsstruktur so wichtig ist. Hier erfahren Sie, was es mit Aktenplänen und der Arbeitsplatzregistratur auf sich hat – und wie das alles mit dem Ordnungssystem von Classei noch viel einfacher geht!
Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan regelt, wie in der Verwaltung das gesamte Schriftgut geordnet wird. Dabei geht es darum, für alle Beteiligten eine nachvollziehbare und übersichtliche Struktur zu schaffen, die gleichzeitig wirtschaftlich ist. Bei großen Behörden kann es für einzelne Abteilungen auch untergeordnete Teilaktenpläne und den großen Gesamtaktenplan geben. Der Aktenplan kann beispielsweise nach Hauptgruppen, Untergruppen und Stichworten kategorisiert werden und zusätzlich der alphabetischen oder numerischen Ordnung folgen. Je nach Größe und Zweck der Organisationseinheit sollte mit vollständigen Aktenzeichen gearbeitet werden.
Was ist eine Arbeitsplatzregistratur?
Bei einer Arbeitsplatzregistratur handelt es sich um eine Ablage direkt am Schreibtisch. Sie soll sicherstellen, dass wichtige Dokumente stets schnell zur Hand sind. Von der Struktur her kann eine Arbeitsplatzregistratur genau so aussehen, wie wir bereits im ersten Teil des Ratgebers beschrieben haben: Die Akten können übereinandergestapelt, nebeneinanderstehend oder hängend aufbewahrt werden. Auf die Zweckmäßigkeit kommt es an: Aus Zeit- und Platzgründen sollte die Ablage nicht ständig umgeschichtet werden, sondern einer festen Ordnung folgen.
So geht’s: Registratur mit Classei umsetzen
Classei bietet Ihnen mit nur drei Elementen alles, was Sie für die Registratur in Ihrem Business brauchen – egal, ob selbstständiger Betrieb, KMU oder Großkonzern! Mit
können Sie sofort loslegen, einen Aktenplan erstellen und die Registratur an Ihrem Arbeitsplatz, für Ihre Abteilung oder das ganze Unternehmen aufbauen. Dabei können die Boxen beispielsweise Ihre Sachgebiete darstellen. Die mit den Tabs eindeutig beschrifteten Mappen fassen je nach Bedarf bis zu 80 Blätter zu einem Vorgang. Wichtig ist, dass die Struktur der Registratur genau zu Ihren Bedürfnissen passt.
