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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
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08. March 2021 von Petra Schönfelder

Archivierung der Studium-Unterlagen: Was wie lange aufheben?

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Endlich! Sie halten Ihr Zeugnis in der Hand und damit den Nachweis, dass Sie Ihr Studium erfolgreich abgeschlossen haben. Nach der wohlverdienten Party starten Sie voller Energie ins Berufsleben. Doch was ist mit all den Unterlagen, die sich während des Studiums angesammelt haben? Neben dem Abschlusszeugnis, den Praktikumsbeurteilungen und weiteren Nachweisen, die Sie ohnehin aufbewahren, weil Sie sie für spätere Bewerbungen benötigen, stellen sich die Fragen: Was dürfen Sie entsorgen? Und was sollten Sie behalten? Die Antworten finden Sie hier im Classei-Ratgeber rund um die Archivierung im und nach dem Studium!

Welche Unterlagen aus dem Studium sind wichtig – und welche nicht?

Direkt nach dem Abschluss ist es oft noch nicht relevant. Doch sobald Sie ein weiterführendes Studium beginnen oder eine Arbeitsstelle antreten, benötigen Sie Platz für andere Unterlagen und müssen überlegen, welche Dokumente aus dem Studium in Ihr privates Archiv umziehen sollen. Was können Sie unbesorgt wegwerfen und was sollte auf keinen Fall in die Tonne wandern?

Bei den klassischen Skripten und Mitschriften aus dem Studium können Sie frei abschätzen, ob Sie diese später noch einmal benötigen, um etwas nachzulesen. Sobald Sie die Unterlagen auch in digitaler Form besitzen, können Sie das Papier jedoch getrost entsorgen. Denn die Informationen sind für Sie weiterhin abrufbar. Bei gut erhaltenen Lehrbüchern lohnt sich der Verkauf an Studienanfänger.

Wichtig für die Archivierung des Studiums sind dagegen Zeugnisse, Abschlussarbeiten (Bachelor- oder Master-Thesis), Praktikumsunterlagen, Immatrikulations- und Exmatrikulationsbescheinigungen sowie Bafög-Dokumente. Benotete Hausarbeiten, Präsentationen und andere Leistungsnachweise müssen Sie dagegen nicht aufheben – höchstens zur Erinnerung, jedoch nicht als Rentennachweis oder für Bewerbungen.

Studium mit Classei archivieren

Schon während des Studiums haben Sie mit dem genial einfachen Ordnungssystem von Classei einen bewährten Partner an Ihrer Seite. Mit nur drei Elementen sortieren und archivieren Sie einzelne Vorlesungen, komplette Fächer oder ganze Semester – so, wie es für Sie am logischsten ist:

Und auch nach der letzten Lehrveranstaltung archivieren Sie Ihr Studium damit übersichtlich. So finden Sie Zeugnisse oder Ihre Abschlussarbeiten jederzeit, ohne lange suchen zu müssen!

Rechtliche Vorschriften

Der Gesetzgeber sieht keine Regeln für die Archivierung der Studienunterlagen im Privaten vor. Lediglich an Universitäten gelten spezielle Aufbewahrungsfristen für Prüfungsleistungen. Im zweiten Teil unseres Ratgebers zur Archivierung im Studium erfahren Sie, welche das sind und warum Ihr Lehrstuhl auch nach Jahren noch verschiedene Dokumente bereithält.


Archivierung Studium Teil 2: Was an der Uni aufbewahrt wird und wie Sie Ihre Dokumente sinnvoll ordnen

Sie sind schon vor ein paar Jahren erfolgreich ins Berufsleben gestartet. Während Ihnen Ihre im Studium erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten täglich bei der Arbeit helfen, denken Sie kaum noch an die nervenzehrenden Prüfungen zurück. Von den meisten Vorlesungsunterlagen haben Sie sich bereits getrennt, denn im Alltag benötigen Sie die vielen Seiten von Skripten, Mitschriften und Praktikumsberichten nicht mehr. An Ihrer Hochschule sieht es jedoch anders aus: Hier werden Prüfungsleistungen und weitere Dokumente aufbewahrt – auch, wenn Sie schon mehrere Jahre exmatrikuliert sind. In diesem Classei-Ratgeber erfahren Sie mehr über die Archivierung nach dem Studium!

Wohin mit den Papierbergen aus dem Studium?

Im ersten Teil unseres Ratgebers zur Archivierung von Studien-Unterlagen haben wir Ihnen gezeigt, welche Dokumente Sie nach dem Studium aufbewahren sollten und welche entsorgt werden können. Wichtig sind Zeugnisse, Abschlussarbeiten, Praktikumsunterlagen, Immatrikulations- und Exmatrikulations-Bescheinigungen. Auch Bafög-Dokumente müssen archiviert werden, sofern vorhanden. Die klassischen Skripte und Mitschriften nutzen die meisten Studenten in ihrem Arbeitsleben jedoch nie wieder, sodass sie dem Altpapier zugeführt werden können.

Was die Uni wie lange archiviert – und warum

An der Universität gelten andere Voraussetzungen für die Archivierung. Hier geht es nicht um handschriftliche Notizen, sondern um notenrelevante Prüfungsunterlagen. In Deutschland regelt die Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) die Klagefristen für Anfechtungs- und Verpflichtungsklagen. Diese beträgt bei schriftlichen Prüfungsleistungen und Protokollen mündlicher Prüfungen einen Monat beziehungsweise bei fehlender und falscher Rechtsmittelbelehrung ein Jahr. Das bedeutet, dass Sie gegen Ihre Benotung nur vorgehen können, wenn das Prüfungsdatum weniger als 12 Monate zurückliegt.

In der Regel archivieren Universitäten Prüfungsunterlagen wie Klausuren und Hausarbeiten deshalb ein Jahr und vernichten sie dann. Bachelor- und Masterarbeiten werden jedoch häufig fünf Jahre aufbewahrt, obwohl dieselbe Frist besteht. Das hängt damit zusammen, dass die Hochschule nachträglich einen Prüfungsbetrug feststellen könnte. Am längsten lagern Durchschriften von Zeugnissen in den Archiven, an der Universität Heidelberg sind es beispielsweise 50 Jahre. Damit soll den ehemaligen Studierenden ermöglicht werden, Bescheinigungen für den Rentenantrag auch nach langer Zeit noch zu erhalten.

Wohin mit den Prüfungsleistungen?

Einige Hochschulen entlasten sich – sowohl von späteren Anfechtungen als auch von den vielen Dokumenten –, indem sie schriftliche Prüfungsleistungen an die Studierenden zurückgeben. Das passiert in der Regel gegen Unterschrift, dass die Note anerkannt wurde. Haben Sie Ihre Klausuren und Co. erhalten und wollen Sie aufbewahren, geht das am besten mit dem genial einfachen Ordnungssystem von Classei. Mit nur drei Bestandteilen archivieren Sie Ihre Studienunterlagen schnell und übersichtlich:

Die Orga-Box nutzen Sie für alles, was mit dem Studium zusammenhängt. Die Orga-Mappen beschriften Sie mit den Orga-Tabs, sodass Sie auf den ersten Blick erkennen, was in den Heftern enthalten ist: beispielsweise Ihre BWL-Klausuren. So einfach funktioniert die intuitive Ordnung Ihres Studien-Archivs mit Classei!

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