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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

19. November 2019 von Rita Angermeier

Dokumentenablage für Kanzleien – einfach und zeitsparend

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Dokumentenablage für Kanzleien – einfach und zeitsparend

Schon mit dem Betreten der Kanzlei am Morgen grüßen Sie die ersten Anliegen Ihrer Mandanten in Form der blinkenden Anzeige des Anrufbeantworters. In der Ausgabe des Druckers erspähen Sie zudem das ein oder andere Fax, das seit gestern Nachmittag angekommen ist. Während Sie Ihrer Arbeit nachgehen, Akten studieren und sich auf Prozesse vorbereiten, reicht Ihnen Ihre Sekretärin Notizen aus den entgangenen Anrufen. Dazu kommen noch die Faxe, die Sie persönlich sichten wollen. Gegen Mittag treffen zahlreiche Briefe mit wichtigen und ziemlich unwichtigen Dokumenten ein. Ihrer Sekretärin obliegt es, unerwünschte Werbesendungen auszusortieren, doch es bleiben genügend Schreiben übrig, die Sie aufbewahren müssen. Ohne Papier geht es eben auch in einer digitalisierten Arbeitsumgebung nicht. Würden all die Unterlagen auch nur einen Tag liegen bleiben, käme es zu einem echten Problem: Ohne Übersicht und Ordnung ist es einfach nicht möglich, eine Kanzlei zu führen. Wir zeigen Ihnen deshalb, wie die moderne Dokumentenablage in der Kanzleiorganisation zeitsparend und vor allem genial einfach gelingt!

Kanzleiorganisation in bewährter Form, nur besser!

In vielen Kanzleien gibt es Schränke voller dicker Aktenordner und/oder zahlreiche Hängeregister. Beide Ordnungsvarianten sind nicht optimal: In Ordnern müssen Sie immer blättern, um das gesuchte Schreiben zu finden, und dabei auf ein korrektes Inhaltsverzeichnis sowie die eindeutige Rückenbeschriftung vertrauen. Bei der Ablage in Hängeregistern sparen Sie sich zwar das Lochen und Einheften, doch der Umfang der Mappen ist begrenzt, die Reiter überlappen und es wird schnell unübersichtlich. Weder fette Aktenordner noch eine Hängemappe mit Schiene lassen sich gut transportieren.

Landet auch nur ein Schreiben aus Versehen unter falschem Aktenzeichen, kann sich daraus eine ganze Kette von Problemen ergeben. Deshalb ist es für alle Mitarbeiter einer Kanzlei essenziell, Akten stets wieder an ihren angestammten Platz abzulegen und bei der Neuanlage den festgelegten Regeln die Aktenführung zu folgen. Um auf Dauer zu funktionieren und von allen Beteiligten auf Anhieb verstanden zu werden, muss eine Dokumentenablage für Kanzleien:

  • der Einfachheit des Gedankens folgen
  • auf Finden statt auf Suchen ausgerichtet sein
  • Zeit sparen

Genau diesen Punkten hat sich das Ordnungssystem von Classei verschrieben. Deshalb besteht es aus nur drei Elementen:

  1. Orga-Mappe
  2. Orga-Tab
  3. Orga-Box

Eine Orga-Mappe fasst bis zu 80 Blatt Papier, das durch integrierte Seitenklappen nicht herausfallen kann. Der genauen Beschriftung dienen die selbstklebenden Orga-Tabs. Als Sammelplatz für bis zu 100 Orga-Mappen kommt schließlich die robuste Orga-Box aus Kunststoff zum Einsatz.

Vorteile der Aktenführung mit Classei

Classei ist das ideale Ordnungssystem für alle Arten von Akten in der Kanzlei. In der Regel ist die Trennung in Verwaltungsakten und Mandatsakten sinnvoll. Zu ersteren zählen alle Unterlagen, die mit den Räumlichkeiten zu tun haben, beispielsweise der Mietvertrag, die Nebenkostenabrechnungen oder Personaldokumente. Alle Schriftstücke, die die Fälle der Mandanten beinhalten, gehören in ein zweites Ordnungssystem. Führen Sie beide parallel, jedoch mit räumlich voneinander getrennten Orga-Boxen, um stehts den Überblick zu behalten. Dann profitieren Sie von den Vorteilen der Classei-Dokumentenablage:

  • Einfachheit des Gedankens 
    • eine Mappe für einen Vorgang
    • kein Lochen und Einheften mehr
    • jederzeit mit weiteren Unterlagen erweiterbar
  • Finden statt Suchen 
    • aussagekräftige Ordnung dank Orga-Tabs
    • Übersichtlichkeit in offener Orga-Box 
    • mit einem Blick eine Akte finden
  • Zeit sparen
    • Aktenarbeit auf das Nötigste reduziert
    • Unterlagen in der Mappe zum Termin mitnehmen
    • eindeutiges System für alle Mitarbeiter

Akten in der Kanzlei sortieren – welche Methode ist sinnvoll?

Classei bietet Ihnen alles, was Sie für die Dokumentenablage in der Kanzlei benötigen. Doch wie Sie die Aktenführen letztendlich umsetzen, liegt bei Ihnen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Dokumente zu ordnen. Eine sehr beliebte ist die alphabetische Sortierung nach Namen der Mandanten. Auch die Einordnung nach Aktenzeichen ist möglich, aus der Erfahrung heraus jedoch nicht so benutzerfreundlich. Wir empfehlen Ihnen, immer einfach zu strukturieren, um in der Kanzleiorganisation auch wirklich Zeit zu sparen und immer den Überblick zu behalten. Für die tägliche Arbeit sind unsere stabilen Orga-Möbel mit Auszügen optimal, die Ihnen auf einen Blick die Übersicht über mehrere Orga-Boxen ermöglichen.

Dokumente archivieren – die sichere Lösung von Classei

Auch für die Archivierung abgeschlossener Mandate oder der internen Verwaltungsakten gibt es eine praktische Lösung von Classei. Nehmen sie die Mappen für die dauerhafte Ablage einfach aus den Orga-Boxen heraus und sortieren Sie sie in unsere Archiv-Boxen ein. Sie bestehen aus stabilem Karton und lassen sich mit einem Deckel schließen. In dieser Form bewahren Sie die wichtigen Unterlagen sicher auf, ohne dass sich Staub darauf ablagern kann. Die Boxen lassen sich beschriften und stapeln. Dadurch nehmen sie nur wenig Platz ein und bei Bedarf können die Mappen einfach wieder ins Tagesgeschäft integriert werden.

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