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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

19. October 2019 von Florian Buchner

Patientenakten: mit einem einfachen Ordnungssystem entspannter arbeiten

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Inhaltsverzeichnis

Patientenakten: mit einfachen Ordnungssystem entspannter arbeiten

Herausforderungen im Praxisalltag spielend meistern

Umgang mit Patientenakten

Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?

Was passiert mit Patientenakten nach Praxisschließung?

Welche Regelungen gibt es zum Datenschutz?

Patientenakten: mit einem einfachen Ordnungssystem entspannter arbeiten

Am ersten Tag nach dem Praxisurlaub stehen die Patienten bereits am Morgen Schlange: Ein grippaler Infekt, Blutwerte ablesen und eine Auswertung eines Langzeit-EKGs. Außerdem benötigt ein Patient einen Konsiliarbericht. Das Praxisteam arbeitet so gewissenhaft und schnell wie immer und die Schwester leitet die 1. Patientin direkt in das Sprechzimmer.

Anschließend kümmert sie sich um die Blutwerte, doch in der Ablage der noch nicht eingeordneten Befunde liegen so viele Briefe, dass sie das gesuchte Schreiben auf Anhieb nicht findet. Währenddessen beanstandet der Arzt, dass eine EKG-Auswertung nicht in der Patientenakte liegt. Und das klingelnde Telefon macht es auch nicht leichter, den Konsiliarbericht in die Akte abzulegen.

Der tägliche Umgang mit Patientenakten erfordert neben Routine und Aufmerksamkeit vor allem ein funktionierendes Ordnungssystem. Wie einfach und zielgerichtet die Handhabung von Patientenakten mit den genial einfachen Produkten von Classei ist, erfahren Sie hier!

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Herausforderungen im Praxisalltag spielend meistern

Griff zur Patienenakte optimieren...

Die Ordnung in der beschriebenen Praxis ist längst nicht aus den Fugen geraten, doch der Arbeitsalltag bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung: Das beginnt bereits bei der Anmeldung der Patienten am Empfangstresen. Ob es um die bisherige Krankengeschichte oder den richtigen Ablageort für den Konsiliarbericht geht – der Griff zur Patientenakte muss im Handumdrehen erledigt sein. Nur wenn die Anfangsbuchstaben M (z.B. Patient Müller) und S (z.B. Patien Schmidt) sowie die weitere Unterteilung der Akten sofort ersichtlich sind, verschwendet das Praxisteam bei der Suche nach den Patientenakten keine wertvolle Zeit.

...so gelingt es Ihnen

Um die Ablage der Briefe mit wichtigen Befunden und weniger wichtigen Schreiben kompakter zu gestalten, empfiehlt sich eine kategorisierte Einsortierung. Denkbar ist eine Trennung in Patientenbefunde, Verwaltungsdokumente, Rechnungen, Verträge, Protokolle und weitere standardisierte Vorlagen. So landen Herrn Meiers Blutwerte gleich in der richtigen Ablage und können zu gegebener Zeit in seine Patientenakte eingeordnet werden. Auch ein hohes Papieraufkommen lässt sich mit einem einmal durchdachten und konsequent umgesetzten Ordnungssystem problemlos bewältigen.

Patientenakten sind genormt und trotzdem so individuell wie der Mensch selbst: Weil Frau Schulze schon so lange Zeit Patientin in der Praxis ist, hat ihre Patientenakte enorme Ausmaße angenommen und wurde in mehrere Teile gegliedert. Ihre EKG-Auswertung ist schlicht an eine falsche Stelle in einer veralteten dicken Akte gerutscht. Der Arzt ist deshalb irrtümlich davon ausgegangen, dass sie nicht vorhanden sei. Um solche und weitere Hürden in der täglichen Arbeit im Gesundheitssystem gar nicht erst entstehen zu lassen, hat Classei ein geniales Ordnungssystem für Ärzte und Patienten entwickelt, dass der Einfachheit des Gedankens folgt.

 

Dank Classei gelingt der Umgang mit Patientenakten noch einfacher

Doch wie funktioniert der Umgang mit Patientenakten nun in der Praxis? Und was ist an den Produkten von Classei so besonders? Vor allen anderen Vorteilen steht die Einfachheit des Systems mit drei Bausteinen: 1. Orga-Box  2. Orga-Mappe Sonderdruck  und 3. Orga-Tab . Die selbstklebenden Tabs sind für die eindeutige Beschriftung der Mappen vorgesehen, die in den Boxen abgelegt werden.

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Extra für den Gesundheitssektor hat Classei Orga-Mappen für Ärzte und Patienten  entwickelt. Auf der Vorderseite ist eine universelle Organisationsleiste aufgedruckt. Alle demografischen Daten zum Patienten können hier eingetragen werden. Eine Mappe besteht aus hellgelbem 170 g/m² starkem Natronkraftkarton. Sie ist 315 Millimeter breit, 225 Millimeter hoch und fasst bis zu 80 Blatt Papier. Durch die integrierten Seitenklappen können aus dieser modernen Patientenakte keine Unterlagen herausfallen.

Die Ordnungsboxen sind in farbigem Kunststoff, transparentem Acryl oder stabilem Karton erhältlich. Bis zu 100 Patientenakten in Form von Orga-Mappen passen in eine Box. Für die Archivierung eignen sich besonders verschließbare Kartonboxen, in denen die Patientenakten vor Staub geschützt über einen langen Zeitraum lagern können. Doch vor dem Archiv steht die rege Nutzung – und zwar so genial einfach in drei Schritten:

Neue Patientenakte anlegen:

  • Vordruck auf der Patientenakte ausfüllen
  • Orga-Tab mit dem Namen und Vornamen beschriften und festkleben
  • Patientenakte in die Orga-Box einsortieren

Befund in die Patientenakte legen:

  • Mappe aus der Box nehmen
  • kein Blättern, kein Lochen à einfach den Befund als aktuellstes Dokument als erstes in die Patientenakte legen
  • Mappe in die Box einsortieren

Nützliche Tipps aus der Praxis  

Bei der praktischen Arbeit mit den Patientenakten, den Orga-Boxen und Orga-Tabs von Classei kommen immer wieder Fragen auf. Deshalb haben wir für Praxisteams die Antworten zu häufig gefragten Themen zusammengefasst:

Keine Hängeregister / Hängemappen mehr?

Nein, denn die Orga-Box fasst alle Mappen ohne zusätzliche Stütze. Die Patientenakten können dadurch viel schneller entnommen und abgestellt werden. Auch das schnelle hinzufügen von neuen Dokumente geht schneller von Hand, da dazu die Orga-Mappe nicht einmal komplett entnommen werden muss. Natürlich können Sie Ihre Hängeregistraturmöbel weiterhin verwenden. Unsere Orga-Boxen können einfach mit eingeclipsten Hängeleisten in Ihre vorhandenen, genormeten Möbel eingehängt werden.

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Wie lange müssen Patientenakten aufbewahrt werden?

Der Paragraf 10 der Berufsordnung für Ärzte legt fest, dass Patientenakten mindestens zehn Jahre vorzuhalten sind. Ausnahmen bestätigen die Regel, denn AU-Bescheinigungen können bereits nach einem Jahr vernichtet werden, während Aufzeichnungen zu Röntgenbehandlungen 30 Jahre lang zur Einsicht zur Verfügung stehen müssen. Für die dauerhafte Archivierung sind die Archivboxen  von Classei konzipiert.

Was passiert mit Patientenakten nach Praxisschließung?

Geht der Arzt ohne Nachfolger in Rente oder muss seine Praxis aus einem anderen Grund schließen, gelten die genannten Aufbewahrungsfristen unverändert weiter. Der Patient muss zu jeder Zeit Einsicht nehmen können – notfalls in einem für die Patientenakten gemieteten Raum, zu dem Dritte keinen Zugang haben. Auch die Ärztekammer kann in Ausnahmefällen dafür zuständig sein.

Welche Regelungen gibt es zum Datenschutz?

Ärzte müssen immer das Patientengeheimnis wahren. Wenn ein Patient in seine Akte Einsicht nehmen will, muss sichergestellt sein, dass sich der Zugang auch wirklich nur auf die konkrete Patientenakte beschränkt. Patientenakten dürfen nur so aufbewahrt werden, dass Unbefugte nicht herankommen. Die Orga-Möbel  von Classei sind dafür ideal, weil die Schübe genau auf die Größe der Boxen und Mappen abgestimmt sind.

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Darum lohnt sich das Ordnungssystem von Classei für Ärzte

Mit dem Ordnungssystem für Patientenakten finden die Praxismitarbeiter die gesuchten Dokumente nicht nur besonders schnell, sondern haben auch umfangreiche Patientendaten immer kompakt an einem Ort. Der Workflow wird durch weniger Suchen und eine rasche Ablage nachhaltig verbessert. Nicht nur für niedergelassene Hausärzte ist das Ordnungssystem von Classei geeignet, auch Kliniken, Fachärzte, Psychotherapeuten und andere Mediziner profitieren davon. Überzeugen Sie sich selbst und sehen Sie sich die genial-einfachen und modernen Patientenakten gleich an!

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