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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

10. September 2021 von Rita Angermeier

Archivierung im Unternehmen

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Rechnungen, Lohnunterlagen, Lieferscheine, Steuerbescheide und sonstige Belege – in jedem Unternehmen fallen enorm viele Dokumente an, die nicht nur sortiert, sondern oft für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden müssen. Je größer die Firma, je mehr Mitarbeiter und Kunden, desto gewaltiger die Papiermenge. E-Mails, ERP-Systeme und Co. verlagern einen Teil der Organisation und Kommunikation ins Digitale. Doch auch im 21. Jahrhundert geht es bei der Archivierung im Unternehmen nicht ganz ohne bedruckte Seiten. Was gilt es dabei zu beachten? Welche gesetzlichen Vorgaben sind wichtig? Und wie gelingt es, Papierdokumente so zu archivieren, dass Sie sie auch schnell wiederfinden? Wir sagen es Ihnen!

Warum ist die richtige Archivierung im Unternehmen so wichtig?

Die Archivierung im Unternehmen verfolgt zwei wichtige Ziele: strukturierte Ordnung und Revisionssicherheit. Dabei geht es nicht nur um die Qualitätssicherung der betrieblichen Abläufe, die jede Firma für sich festlegt. Viele Anforderungen an die zweckmäßige Archivierung im Unternehmen sind untrennbar mit den gesetzlichen Vorschriften verbunden. Hier sind neben dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung (Steuerrecht) vor allem die GoBD zu nennen: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Strukturierte Ordnung – das verstehen wir darunter

Ein angestaubtes Ordnungssystem, das jedem neuen Mitarbeiter erst in einer langen Einführung erklärt werden muss, verfehlt seinen Sinn. Denn es geht nicht darum, alles so kompliziert wie möglich zu machen, um professionell zu sein. Folgt die intuitive Ordnung dagegen der Klarheit des Gedankens, ist sie einfach und übersichtlich, profitieren Sie von drei entscheidenden Vorteilen:

  • Sie finden Unterlagen schnell. Langes Suchen gehört der Vergangenheit an.
  • Das Organisationssystem ist selbsterklärend. Neue Mitarbeiter, Krankheits- und Urlaubsvertretungen müssen nicht langwierig eingearbeitet werden.
  • Sie sparen (Arbeits-)Zeit und Geld durch die gewonnene Effizienz.

Revisionssicherheit – was bedeutet das?

Vor allem bei der Archivierung elektronisch gespeicherter Daten fällt immer wieder das Schlagwort Revisionssicherheit. Dahinter verbirgt sich die Anforderung, dass Dokumente belegbar und sicher verwahrt werden. Und zwar so, dass sie unverändert bleiben und jederzeit verfügbar sind.

Aus den im Handelsgesetzbuch nachzulesenden Vorschriften ergeben sich für die Praxis 10 Kriterien, die die Revisionssicherheit gewährleisten muss:

  1. Dokumentation der Archivierung
  2. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  3. Nachvollziehbarkeit
  4. Nutzung nur durch Berechtigte
  5. Prüfbarkeit
  6. Richtigkeit
  7. Sicherheit der gesamten Archivierung
  8. Sicherung vor Verlust
  9. Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  10. Vollständigkeit

Eine analoge revisionssichere Archivierung im Unternehmen beginnt damit, dass Sie ein Original erhalten und eine Kopie erstellen, um Notizen oder Anmerkungen zu hinterlassen. Das gedruckte Dokument soll im Eingangszustand aufbewahrt werden. Allerdings können beispielsweise das Ausstellungsdatum oder die erfolgte Zahlung auf Belegen oder Rechnungen vermerkt werden, ohne dass ein Steuerprüfer die Revisionssicherheit anzweifelt.

Wie lange müssen Firmenunterlagen aufgehoben werden?

Ob Sie sich mit der Archivierung von Lohn-, Steuer- oder Buchhaltungsunterlagen beschäftigen – in jedem Fall sollten Sie die gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflicht mit den entsprechenden Fristen einhalten. Classei gibt Ihnen einen Überblick über einige wichtige geschäftliche Unterlagen.

Diese Firmendokumente sollten 10 Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Belege
  • Betriebskostenrechnungen
  • Bilanzen
  • Geschäftsberichte
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Kontoauszüge
  • Prozessakten
  • Quittungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Spendenbescheinigungen
  • Steuererklärungen/Steuerbescheide
  • Verbindlichkeiten
  • Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher
  • Zollbelege

Bei diesen geschäftlichen Unterlagen genügt die Aufbewahrung für sechs Jahre:

  • Geschäftsbriefe
  • Lieferscheine
  • Lohnlisten
  • Mahnungen
  • Preislisten
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Versicherungspolicen nach Ablauf

Archivierung im Unternehmen – ganz einfach mit Classei

Wollen Sie in Ihrer Firma alle Unterlagen belegbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar archivieren, ist Classei Ihr perfekter Partner. Unser Ordnungssystem besteht aus nur drei Komponenten – mehr braucht es für eine intuitive Sofortordnung nicht.

  • Orga-Mappen: Sie nehmen jedes Dokument sicher auf – vom einzelnen Blatt Papier bis hin zum ganzen Aktenstapel. Durch die integrierten Seitenklappen fällt nichts aus den Orga-Mappen
  • Orga-Tabs: Mit den selbstklebenden Karton-Reitern markieren Sie den Inhalt der Orga-Mappe. Dank Begriff, Farbe und Position finden Sie gesuchte Unterlagen schnell wieder.
  • Orga-Boxen: Bis zu 100 Orga-Mappen passen in eine Orga-Box. Ob Kunststoff oder fester Karton: Ihre Dokumente sind darin sicher verwahrt und können einfach transportiert werden.

Das genial einfache Ordnungssystem von Classei ist schnell erklärt: Sie nehmen eine Mappe, packen das Dokument hinein, beschriften einen Tab, kleben ihn an und stellen die Akte anschließend in die Box. Ordnung schaffen Sie mit Classei für viele verschiedene Anwendungsbereiche, von der einheitlichen Archivierung im Unternehmen für alle Abteilungen bis hin zur spezifischen Projektarbeit. Das System ist mit allen gängigen Methoden nutzbar wie Getting Things Done oder Kaizen.

Damit gewinnen Sie bei der Archivierung von geschäftlichen Unterlagen im Unternehmen:

  1. Übersicht – transparente Gliederung, beliebig erweiterbar
  2. Zeit – schnellerer Zugriff, große Kostenvorteile
  3. Raum – Platzersparnis durch dünne Mappen statt dicker Ordner

Starten Sie gleich in die effektive Sofortordnung mit Classei!

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