10. May 2021 von Andreas Bauer
Unterlagen aufbewahren: So behalten Sie bei privaten und geschäftlichen Dokumenten den Durchblick!
Am Morgen flattert ein Bescheid Ihrer Krankenkasse gemeinsam mit der Tageszeitung bei Ihnen ein. Mittags klingelt der Paketdienst und übergibt Ihnen Ihre neuen Schuhe samt Rechnung. Und am Nachmittag drucken Sie schließlich noch Ihre aktuelle Gehaltsabrechnung aus. Damit ergibt Ihre Tagesbilanz drei Dokumente, die sich auf dem Wohnzimmertisch tummeln und zum Abendessen in der Schublade der Flurkommode verschwinden. Wenn Sie die Unterlagen aufbewahren wollen – und zwar so, dass Sie sie später auch sofort wiederfinden –, ist das jedoch nicht der richtige Ort. Ein Ordnungssystem muss her, das im Alltag praktikabel ist und Ihnen die strukturierte Ablage erleichtert. Welche Dokumente Sie überhaupt aufbewahren sollten, wie lange und welche Form sich dafür eignet, erfahren Sie in diesem Beitrag!
Warum müssen Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden?
- Die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Dokumenten ist wichtig: Während im Privatbereich sehr viele Unterlagen gar nicht oder nur wenige Jahre aufgehoben werden müssen, gelten für Unternehmen strenge gesetzliche Vorgaben.
- Um Zahlungen nachweisen zu können und Garantieansprüche geltend zu machen, sind Originalrechnungen und Kontoauszüge stets hilfreich oder gar erforderlich.
- Nicht zuletzt behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, Käufe, Transaktionen, Korrespondenzen und mehr, wenn Sie Unterlagen aufbewahren.
Aufbewahrungsfristen – das hat es damit auf sich: Unter einer Aufbewahrungsfrist verstehen wir einen Zeitraum, in dem ein bestimmtes Dokument sicher verwahrt werden soll (im Privaten) oder muss (im Geschäftlichen).
Wie lange private Unterlagen aufbewahren?
In der folgenden Tabelle listen wir für Sie übersichtlich auf, wie lange Sie private Unterlagen aufbewahren sollten. Das Ziel der strukturierten Ordnung ist, genau die richtigen und wichtigen Dokumente aufzuheben, ohne überflüssiges Papier zu horten.
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Aufbewahrungsfrist |
private Unterlagen |
|---|---|
|
lebenslang |
Ausweis, Reisepass, Führerschein, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen, Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse, Arbeitszeugnisse, Nachweise über Wohneigentum, ärztliche Gutachten
Classei-Tipp: Da diese Unterlagen besonders wichtig sind, sollten Sie von allen getrennt gelagerte Kopien anfertigen. Sollten die Originale zerstört werden oder nicht mehr auffindbar sein, können die Reproduktionen helfen. |
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bis zur Rente |
Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Kündigungen, alle Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit, Rentenversicherungsnachweise, Studiennachweise wie Einschreibe- und Exmatrikulationsbescheinigungen Classei-Tipp: Die meisten Daten sind auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert. Doch bei Unstimmigkeiten können Sie Ihre Ansprüche mit Ihren eigenen Unterlagen immer zweifelsfrei nachweisen. |
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über die gesamte Laufzeit |
alle kompletten Versicherungsunterlagen, alle vollständigen Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten vom Sparplan, über das Tagesgeldkonto, bis hin zur Lebensversicherung |
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über die gesamte Nutzungsdauer |
Nachweise, die für die Hausratversicherung relevant sind bei Elektronik, Schmuck oder Möbeln |
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30 Jahre |
Kreditunterlagen, Gerichtsurteile, Mahnbescheide |
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6 Jahre |
Steuerbescheide und Steuerunterlagen bei positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro pro Kalenderjahr |
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5 Jahre |
Handwerkerrechnungen für die Errichtung von Bauwerken |
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4 Jahre |
Bankunterlagen wie Kontoauszüge und Überweisungen |
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3 Jahre |
alte Mietverträge, alte Wohnungsübergabeprotokolle, Quittungen über Kautionen |
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2 Jahre |
Kassenbelege von Produkten mit einer Gewährleistungszeit von zwei Jahren, Handwerkerrechnungen |
Wie lange geschäftliche Unterlagen aufbewahren?
Wir haben Ihnen bereits in unserem Blogbeitrag über die Archivierung von Unterlagen einen Überblick über die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Unternehmen gegeben. Grundsätzlich unterscheidet der Gesetzgeber hier zwischen sechs und zehn Jahren. Wie lange Sie geschäftliche Unterlagen aufbewahren müssen, sehen Sie in der folgenden Tabelle.
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Aufbewahrungsfrist in Jahren |
geschäftliche Unterlagen |
|---|---|
|
10 |
Belege Betriebskostenrechnungen Bilanzen Geschäftsberichte Inventare Jahresabschlüsse Kontoauszüge Prozessakten Quittungen Reisekostenabrechnungen Spendenbescheinigungen Steuererklärungen/Steuerbescheide Verbindlichkeiten Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher Zollbelege |
|
6 |
Geschäftsbriefe Lieferscheine Lohnlisten Mahnungen Preislisten Vermögenswirksame Leistungen Versicherungspolicen nach Ablauf |
Praxistipp: Ordnung mit Classei
Das genial einfache Ordnungssystem von Classei hilft Ihnen dabei, Ihre Unterlagen aufzubewahren – im Privaten wie im Geschäftlichen! Dafür stehen Ihnen verschiedene Methoden und Anwendungen zur Verfügung. Und das Beste: Sie benötigen nur drei Bausteine, um all Ihre Dokumente und Termine im Blick zu behalten.
- Orga-Boxen,
- Orga-Mappen
- und Orga-Tabs!
Bewährte Techniken für den Einstieg sind die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip. Mit diesen Selbstmanagement-Methoden erkennen Sie schnell, welche Dokumente wirklich wichtig sind und aufbewahrt werden müssen. Zugleich gehen Sie strukturierter und effizienter vor und benötigen so weniger Zeit für sonst eher lästige Sortierarbeiten.
ABC-Analyse – so geht’s:
Legen Sie je nach Menge Ihrer Unterlagen entweder drei Orga-Boxen oder drei Orga-Mappen an, die Sie mit Orga-Tabs wie folgt beschriften:
- A = sehr wichtig oder dringlich
- B = wichtig oder dringlich
- C = weniger wichtig oder dringlich
Alles, was weder wichtig noch dringlich ist, kann im Papierkorb verschwinden. Ordnen Sie anschließend Ihre Dokumente einem der drei Bereiche zu. So erhalten Sie innerhalb kürzester Zeit eine einfache Sofortordnung und wissen genau, welche Unterlagen Sie aufbewahren beziehungsweise mit welchen Papieren Sie sich alsbald beschäftigen müssen.
To-dos mit dem Eisenhower-Prinzip
Auch hier empfiehlt sich die Einteilung in drei Orga-Boxen oder drei Orga-Mappen mit folgender Kennzeichnung auf den Orga-Tabs:
- eilig und wichtig
- eilig, aber unwichtig
- nicht eilig, aber wichtig
Was nicht eilig und unwichtig ist, landet im Altpapier. Indem Sie Ihre Dokumente nach diesen Kriterien sortieren, erkennen Sie nicht nur, welche Unterlagen Sie aufbewahren sollten, sondern stellen zudem fest, wie schnell Sie auf ein Schreiben reagieren müssen.
Unterlagen aufbewahren – Sofortordnung ganz einfach starten
Holen Sie jetzt Ihre Dokumente aus der Flurkommode und beginnen Sie, Ihr individuelles Ordnungssystem aufzubauen, das der Einfachheit des Gedankens folgt. Auch für Ihr Archiv ist Classei ideal: Legen Sie für Versicherungen, Zeugnisse, Finanzunterlagen und weitere Papiere einfach die passenden Orga-Boxen an und füllen Sie sie mit korrekt beschrifteten Orga-Mappen. Indem Sie auf diese Weise Ihre Unterlagen aufbewahren, finden Sie schnell, statt lange zu suchen!
