19. March 2021 von Florian Buchner

Ordnung im Büro: So behalten Sie den Überblick

Nach einem erholsamen Wochenende schwingen Sie voller Elan die Tür zu Ihrem Büro auf – um von der liegengebliebenen Arbeit der letzten Woche begrüßt zu werden. Auf Ihrem großen Schreibtisch erzählen mehrere Dokumentenstapel von den Aufgaben, die auf Sie warten. Der Bildschirm Ihres Computers ist beinahe künstlerisch umrahmt von kleinen Klebezetteln mit Rückrufbitten, Terminen und Passwörtern. Bei diesem Anblick schwillt Ihr anfänglicher Motivationsschub am Montagmorgen kontinuierlich ab. Ordnung im Büro – es wäre doch so schön, wenn Ihnen das gelingen würde. Ganz ohne Papierberge und wild verteilte Haftnotizen, dafür mit System und Freude an der Arbeit. Wie geht es also besser? Und vor allem: Mit welchem Ordnungssystem fällt es Ihnen leicht, dranzubleiben? Wir zeigen Ihnen, was Classei für die Ordnung in Ihrem Büro leistet!

Vorteile eines Ordnungssystems im Büro

• Sie sparen Zeit und Geld.
• Sie schonen Ihre Nerven und verschwenden keine Energie.
• Sie verbessern Ihre Konzentration.
• Sie finden alles, was Sie suchen, schnell und einfach.
• Ihr Körper und Ihr Geist profitieren von einer gesunden Arbeitsumgebung.

Los geht‘s: Schreibtisch aufräumen

Ordnung im Büro beginnt an Ihrem Arbeitsplatz – egal, ob am Unternehmensstandort oder im Homeoffice: Räumen Sie deshalb zuerst den Schreibtisch auf – und zwar von Grund auf. Wenn es Ihnen möglich ist, platzieren Sie ihn so im Raum, dass er im rechten Winkel zum Fenster steht und Sie die Tür im Blick haben. Das verhindert hohe Kontraste und Spiegelungen auf dem Monitor, die zu Kopfschmerzen führen können. Für Rechtshänder kommt das Tageslicht im Idealfall von links, für Linkshänder von rechts. Vermeiden Sie es, mit dem Rücken zur Tür zu sitzen, um in Ruhe arbeiten zu können.

Nehmen Sie alles, wirklich alles, vom Schreibtisch herunter. Wischen Sie das Möbelstück je nach Oberfläche trocken oder feucht ab und starten Sie dann ganz neu. Stellen Sie zunächst alle Arbeitsutensilien wieder auf, die Sie wirklich benötigen. Dazu gehören beispielsweise Laptop, zusätzlicher Bildschirm, Tastatur, Maus und Telefon. Auch ein Notizblock mit Stift sind erlaubt, jedoch nicht eine ganze Kuli- und Textmarker-Sammlung. Zusätzliche Schreibutensilien, Schere, Büroklammern und Co., die Sie nicht ständig brauchen, gehören in die Schublade oder ein Fach im Rollcontainer.

Seien Sie außerdem sparsam mit der Dekoration. Ohne ein Bild von Ihren Kindern oder Ihren wertvollen Glücksbringer geht es nicht? Dann richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz einfach so ein, dass Sie sich wohlfühlen. Achten Sie jedoch darauf, den Schreibtisch nicht mit Dingen zu überfrachten, die Ihre Arbeit stören könnten. Dabei geht es sowohl um die geistige Ablenkung durch private Stücke als auch um die körperliche Einschränkung, zu der es auf einem vollgestellten Tisch unweigerlich kommt.

Ordnung im Büro: Wohin mit den Unterlagen?

Indem Sie Ihren Schreibtisch sauber und ordentlich und die Utensilien in einwandfreiem Zustand halten, legen Sie den Grundstein für ein funktionierendes Ordnungssystem. Die wichtigste Frage bleibt jedoch: Was machen Sie mit der täglichen Papierflut, wohin packen Sie Unterlagen termingebundener Vorgänge und wie organisieren Sie Ihre Meetings? Ihre Klebezettel können Sie dafür auf jeden Fall in der Schublade lassen, denn mit dem genial einfachen Ordnungssystem von Classei geht es viel besser.

Es besteht aus drei Elementen – mehr benötigen Sie für die Ordnung im Büro nicht!

• Orgaboxen
• Orgamappen
• Orgatabs

Damit behalten Sie Ihre Termine und Aufgaben im Blick, organisieren Daten und Dokumente aller Art und erstellen sich ein Ordnungssystem, das der Einfachheit des Gedankens folgt. Einer der größten Vorteile von Classei liegt darin, dass die Struktur auf den ersten Blick ersichtlich ist und so auch Ihre Mitarbeiter oder Kollegen Akten und Unterlagen schnell finden. Wie Sie bei der Einteilung der Orgaboxen und Orgamappen sowie der Beschriftung der Orgatabs genau vorgehen, bleibt Ihren Vorlieben überlassen. Neben der alphabetischen Sortierung und der nummerischen Ordnung, beispielsweise von Kundendaten, ist Classei ideal für die Wiedervorlage und die gemeinsame Projektarbeit in einzelnen oder mehreren Abteilungen geeignet.

Drei Selbstmanagement-Methoden für ein ordentliches Büro

GTD – getting things done:

• alle Aufgaben und Pläne notieren
• Ziel: nichts vergessen, aber auch nicht ständig daran denken müssen
• fünf Schritte
  • Sammeln: alle Daten, Termine, Notizen etc. aufschreiben
  • Verarbeiten: Worum handelt es sich? Was ist zu tun? Wie sieht der nächste konkrete Schritt aus?
  • Organisieren: Aufgaben und Schritte verschiedenen Listen (Orgamappen) zuordnen
  • Kontrollieren: einmal pro Tag Listen mit Kalender abgleichen und planen
  • Erledigen: Aufgaben und Schritte wie geplant abarbeiten

ABC-Analyse:

• Arbeitszeit durch Ordnung optimieren
• Ziel: strukturierter arbeiten
• drei Bereiche
  • A = sehr wichtig oder dringlich
  • B = wichtig oder dringlich
  • C = weniger wichtig oder dringlich

Eisenhower-Prinzip:

• Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen
• Ziel: Prioritäten erkennen und effizienter arbeiten
• vier Felder
  • eilig und wichtig
  • eilig, aber unwichtig
  • nicht eilig, aber wichtig
  • nicht eilig und unwichtig (Papierkorb)

Tipps für fokussiertes Arbeiten im ordentlichen Büro

• Halten Sie an der Ordnung im Büro fest und setzen Sie Ihre gewählte Ordnungsstruktur konsequent
• Verabschieden Sie sich vom Produktivitätskiller Nummer 1: Packen Sie Ihr Smartphone in die Tasche und nehmen Sie es während der Arbeit entweder gar nicht oder nur zu festgelegten Pausenzeiten in die Hand.
• Halten Sie am Minimalismus auf dem Schreibtisch fest, damit die Ordnung im Büro auch optisch erhalten bleibt.
• Lüften Sie regelmäßig und legen Sie Pausen vom Sitzen ein, indem Sie sich bewegen und dehnen.
• Räumen Sie Ihren Schreibtisch zum Feierabend auf, um am nächsten Tag im ordentlichen Büro starten zu können.