01. October 2020 von Rita Angermeier
Archivierung von Unterlagen – Teil 2: So geht die Dokumentenablage heute + Bonus-Wissen zum Datenschutz
Wenn Sie die Tür zum Archiv Ihres Unternehmens öffnen, fühlen Sie sich in ein Historiendrama versetzt? Die Dielen knarren, der Staub liegt zentimeterhoch auf vergilbten Schachteln und Sie können die Beschriftung der Akten nicht entziffern? Ein solches Szenario bringt Würze in einen Spielfilm, macht die Realität im Unternehmen jedoch zu einer sehr faden Angelegenheit. Denn die moderne Archivierung von Unterlagen muss sich durch einfache Ordnung sowie die sichere und in allen Belangen rechtskonforme Aufbewahrung von Papierdokumenten auszeichnen. So wie mit Classei – Ihrer Sofortordnung. In Teil 1 unseres Ratgebers haben wir Ihnen gezeigt, welche Schriftstücke Sie wie lange aufbewahren müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Theorie in die Praxis umsetzen und was Sie dabei, bezogen auf den Datenschutz, beachten sollten.
Archivierung von Papierdokumenten im 21. Jahrhundert: genial, modern, einfach und schnell
Sobald Sie Akten oder andere Dokument nicht mehr bei der täglichen Arbeit benötigen, sie jedoch auch nicht vernichten können, müssen sie archiviert werden. Dafür hält Classei die passenden Ordnungshelfer für analoge Dateien bereit: In Orga-Mappen finden alle beliebigen Schriftstücke Platz – bis zu 80 Blatt Papier. Beschriften Sie die Hefter mithilfe der universellen Organisationsleiste, sodass Sie sofort wissen, was sich darin verbirgt. Als spezielle Form der Orga-Boxen haben wir für die Archivierung von Unterlagen Ihres Unternehmens Archiv-Boxen entwickelt. Sie verfügen über eine verschließbare Klappe, wodurch der Inhalt vor Staub und Schmutz sicher ist.
Die Archivschachteln aus stabilem Karton sind ideal für die langfristige Altablage und die Archivierung historischer Dokumente. Sie können in den Orga-Möbeln von Classei aufbewahrt oder in Ihr bestehendes Hängeregister integriert werden. Sollten Sie einmal ein Schriftstück aus Ihrem Archiv benötigen, finden Sie es dank der klar strukturierten Ordnung des Classei-Systems schnell wieder. Der große Vorteil besteht darin, dass Sie alle täglichen Aufgaben und die Altablage nach derselben Ordnungsstruktur führen.
Datenschutz beim Archivieren: Das müssen Sie wissen
Um Papierakten datenschutzkonform zu archivieren, gilt es im Unternehmen einiges zu beachten. Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist dabei Ihr wichtigster Bezugspunkt. Sobald die Dokumente personenbezogene Daten enthalten, müssen die Archivräumlichkeiten vor bestimmten Gefahren geschützt werden. Das betrifft beispielsweise die Vernichtung der Papiere durch Brände oder Hochwasser. Vor allem für Keller müssen Sie deshalb entsprechende Schutzmaßnahmen treffen. Zudem ist es grundlegend notwendig, personenbezogene Daten getrennt voneinander aufzubewahren, wenn sie zu verschiedenen Abteilungen gehören. So soll sichergestellt werden, dass Unbefugte keinen Zugang zu den archivierten Unterlagen haben.
Beachten Sie außerdem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die wir Ihnen bereits in Teil 1 des Classei-Ratgebers vorgestellt haben. In der Praxis bedeutet das für den Datenschutz, dass die Verantwortlichen regelmäßig prüfen müssen, ob Schriftgut endgültig aus dem Archiv entfernt und vernichtet werden kann. Eine solche Kontrolle ist mindestens einmal im Jahr zu empfehlen, damit es trotz der genial einfachen Archivordnung mit Classei nicht zu einem Datenschutzverstoß durch eine überschrittene Aufbewahrungsdauer kommt. Denn eine nicht datenschutzkonforme Archivierung personenbezogener Daten nach DSGVO kann Bußgelder in Höhe von vielen Millionen Euro nach sich ziehen.
