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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

04. February 2020 von Petra Schönfelder

Archivierung im Krankenhaus: genial einfache Ordnung für wichtige Dokumente

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Für Patient und Mediziner gleichermaßen ist die Dokumentation extrem wichtig. Das gilt sowohl für stationäre als auch für ambulante Aufenthalte im Krankenhaus. Moderne Gesundheitsbetriebe arbeiten bereits zweigleisig: Ein großer Teil der Informationen wird digital gespeichert und steht so jederzeit mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Doch ganz ohne Papier geht es nicht – und das muss über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden. Wie das genial einfache Ordnungssystem von Classei die Archivierung im Krankenhaus erleichtert, erfahren Sie in diesem Beitrag!

Was muss im Krankenhaus archiviert werden?

Die Empfehlung der Ärztekammer lautet, Patientenakten im Krankenhaus 30 Jahre aufzubewahren. Dieser Zeitraum hängt damit zusammen, dass spätestens nach 30 Jahren Schadensersatzansprüche verjähren. Die individuellen rechtlichen Grundlagen für Aufbewahrungsfristen finden sich in einschlägigen Gesetzen und Verordnungen wie der Berufsordnung für Ärzte, der Röntgenverordnung, der Strahlenschutzverordnung sowie weiteren Richtlinien. 

Für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Überweisungsscheine gilt die kürzeste Frist: Sie müssen nicht länger als ein Jahr aufbewahrt werden. Die meisten anderen Unterlagen sollten grundsätzlich 10 Jahre gelagert werden. Dazu zählen unter anderem Patientenkarteikarten, Befunde, Krankenhausberichte, Mammographien, sonographische Aufzeichnungen oder Diagramme zur Lungenfunktionsdiagnostik. Juristen empfehlen allerdings eine Aufbewahrung von besser 30 Jahren, um im Falle eines zivilrechtlichen Verfahrens auf die Krankenhausakten zurückgreifen zu können. 

Andere Dokumentationen wie Röntgenakten, Aufzeichnungen über Behandlungen mit radioaktiven Stoffen, Geburtenbücher und arbeitsmedizinische Unterlagen, die mit der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung zu tun haben, müssen ohnehin 30 Jahre verwahrt werden. Neben den patientenbezogenen Unterlagen fallen im Krankenhaus jedoch auch weitere Dokumente an, die beispielsweise die Überprüfung eines Medizinproduktes belegen. Auch solche Papiere sowie Abrechnungsunterlagen sind über Jahre sicher aufzubewahren. 

 

Akten aus Papier und der Weg zur Digitalisierung im Krankenhaus

In Krankenhäusern wird der Platz knapp – nicht wegen zu vieler Patienten, sondern wegen überdimensionierter Archive. Über Jahrzehnte haben sich riesige Papierberge angehäuft, die zum Teil aufgrund der Rechtsgrundlage auch weiterhin aufbewahrt werden müssen. Die Bestandsaufnahme von Papier im Krankenhaus hat dazu geführt, dass Klinikleitungen den Übergang zur Digitalisierung der Akten eingeläutet haben. Viele Häuser konnten schon die meisten Dokumente digitalisieren und so den notwendigen Platz für die Archivierung im Krankenhaus minimieren. Allein finanzielle, logistische und informationstechnische Gründen sprechen für die zunehmende Digitalisierung. Dennoch fallen weiterhin größere Mengen an Papierunterlagen an, die fachgerecht archiviert werden müssen. Und genau dafür ist das Ordnungssystem von Classei inklusive seiner Lösungen für das Krankenhausarchiv optimal geeignet!

 

Clevere Lösungen für das Archiv von Classei

Archivieren Sie im Krankenhaus das noch vorhandene Papier mit Classei! Folgen Sie dabei der Klarheit des Gedankens und bauen Sie ein Ordnungssystem auf, das selbsterklärend und genial einfach funktioniert. Nur drei Bestandteile braucht es für die tägliche Arbeit: Orga-Box, Orga-Mappe und Orga-Tabs. Indem Sie für jeden Patienten oder Verwaltungsakt eine Mappe anlegen und sie eindeutig mit einem Tab beschriften, haben Sie schon den wichtigsten Schritt für eine solide Archivierung gelegt. In den Organisations-Boxen finden die Akten, nach Themengebieten oder Alphabet sortiert, ihren festen Platz. 

Und das Beste: Genau in dieser Form können Sie die Patientenakten und weitere Unterlagen im Krankenhaus archivieren. Bei Classei führen wir spezielle Archivboxen aus stabilem Karton, die dieselben Maße besitzen wie die Orga-Boxen. Sie lassen sich mit einem klappbaren Deckel komplett verschließen. Dadurch gelangt weder Staub noch Schmutz an die Akten. Für eine saubere und sichere Aufbewahrung von Archivstücken sind die speziellen Boxen ideal. Sie lassen sich stapeln und platzsparend aufbewahren. Und trotzdem finden Sie dank des eindeutigen Rückenschild-Aufdrucks zur Beschriftung alle Schriftstücke schnell wieder, wenn Sie sie benötigen.

Classei-Tipp: Nicht nur für die Archivierung im Krankenhaus sind die Produkte von Classei prädestiniert. Auch die Patientenakten niedergelassener Ärzte können darin aufbewahrt und langfristig gelagert werden.

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