Wer suchet, der findet – oder auch nicht. Denn ein Blick auf die Schreibtische und in die Aktenschränke mancher Büros ist ein Grund für berechtigte Zweifel. Wackelige Papierstapel und unbeschriftete Aktenordner bilden die beste Voraussetzung dafür, dass Unterlagen abtauchen und nie wieder gesehen werden. Für die Arbeit im Büro ein Horror-Szenario, das Produktivität, Kreativität und Spaß an der Arbeit hemmt. Ordnung am Arbeitsplatz ist deshalb extrem wichtig. Classei hilft Ihnen mit einem intuitiv einfachen Ordnungssystem dabei, Ihre Büroorganisation zu revolutionieren! Und zwar so:
Kaizen und Co.: Methoden als Hilfe bei der Büroorganisation
Sie ist weder Hexenwerk noch schwer umsetz- und durchhaltbar: Eine moderne Büroorganisation mit Classei ist sofort verständlich und macht sogar Spaß! Dabei beruht sie auf nur drei Säulen:
Mit diesen drei Bestandteilen reduzieren Sie Ihre Büroorganisation auf nur drei simple Schritte:
- Dokument in die Orgamappe legen
- Orgatab beschriften und auf die Orgamappe kleben
- Orgamappe in die Orgabox stellen
So einfach ist die Ablage! Der Aufwand beim Abheften in einen Aktenordner fällt wesentlich größer aus. Natürlich soll die Büroorganisation jedoch nicht „einfach so“ ablaufen. Wichtig ist ein durchdachtes System oder eine Methode dahinter. Bewährt hat sich unter anderem die Büroorganisation nach Kaizen. Die Philosophie aus Japan steht für eine kontinuierliche Verbesserung und hat dabei Prozess- und Qualitätsorientierung sowie Standardisierung im Fokus. In der Praxis bedeutet das eine eindeutige Zuordnung von Unterlagen, die Sie schnell finden, das Aussortieren von Unwichtigem und klare Organisationsregeln, die dank ihrer Verständlichkeit alle Beteiligten sofort beherrschen. Eine weitere sinnvolle Anwendungsmethode heißt 5-S. Dahinter verbergen sich fünf japanische Begriffe, die für Aussortieren, Standardisieren, ordentlich Aufstellen, Säubern und Selbstdisziplin stehen. Wer sich von allem nicht Benötigtem trennt und einen effizienten Workflow mit Orgabox, -mappe und -tab aufbaut, wird mit störungsfreiem Arbeiten belohnt. Die Methoden machen die Büroorganisation für Selbstständige genial einfach. Auch die Büroorganisation für Handwerker profitiert davon. In die Büroorganisation für Kleinunternehmer lassen sich praktische Methoden ebenso einfach integrieren – genauso wie in die Büroorganisation zu Hause im Homeoffice. Sie müssen kein kompliziertes System lernen, das Sie nicht intuitiv verinnerlichen. Vielmehr setzt Classei auf Hilfe bei der Büroorganisation mit eindeutiger Beschriftung, klarer Zuordnung und standardisierten Vorgängen.
Zeit und Geld sparen mit einem durchdachten Terminsystem
Meetings vereinbaren und Termine im Blick behalten – Notwendigkeiten, die zum Arbeitsalltag in der Büroorganisation dazu gehören, aber nicht besonders beliebt sind? Weit gefehlt! Mit den Terminmappen von Classei möchte jeder Angestellte seinen eigenen To-Do-Kalender führen. Sie sind zuverlässiger als jeder Outlook-Kalender, denn sie benötigen weder Strom noch Internet. Mit einem cleveren Umlaufprinzip funktioniert die Terminverwaltung wie geschmiert. Es beruht auf einem Kreislauf mit allen zwölf Monaten oder den Tagen von 1 bis 31. Jeder einzelne Vorgang, der bearbeitet werden muss, und jeder Termin ist untrennbar verbunden mit dem jeweiligen Tag.
Am 15. des Monats steht der Orgatab mit der 15 ganz vorn und die entsprechenden Aufgaben und Termine in Orgamappen dahinter. Am Ende des Arbeitstages ist alles erledigt und die Datums-Mappe kann ganz hinten in die Orgabox eingeordnet werden. Was erneut Ihrer Aufmerksamkeit bedarf, wird einfach an einem anderen Tag in den Kreislauf eingebunden. Durch die praktische Wiedervorlage sparen Sie Zeit und Geld: Sie benötigen weder Büro-Kalender, die niemand benutzt, noch kostet es viele Minuten, das Terminsystem für die Büroorganisation am Laufen zu halten.
Büroorganisation für Führungskräfte und ihre Mitarbeiter
Wäre Ordnung tatsächlich das halbe Leben, wie es das Sprichwort vermuten lässt, müssten Führungskräfte täglich bis Mittag damit beschäftigt sein, Ihren Schreibtisch aufzuräumen und die Aktenablage zu pflegen. Zum Glück ist die Realität mit Classei jedoch viel einfacher und effizienter. Denn in den Orgaboxen und Orgamappen landen alle Papiere an dem einzig richtigen Platz für sie. Orgatabs weisen die Ordnungsmappen gut lesbar aus und ermöglichen reibungslose Arbeitsabläufe auch bei vielen gleichzeitig laufenden Projekten.
In einem Ordnungssystem, das alle verstehen, ist es einfach für die Assistenz von Führungskräften, Unterlagen genau dort abzulegen, wo sie der Chef auch findet. Anders herum gelingt es auch ihm, mit einem Handgriff die notwendigen Aufzeichnungen für die Mitarbeiter in der korrekten Mappe abzulegen. Diese Büroorganisation kann mit dem genial einfachen System von Classei problemlos auf Projektgruppen und ganze Abteilungen übertragen und ausgeweitet werden. Das macht die Arbeit nicht nur erfolgreich, sondern bringt auch Spaß bei der Büroorganisation über alle Organisationsebenen mit sich.
