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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

10. December 2019 von Rita Angermeier

Wie Classei Sie auf dem Weg zum papierarmen, papierlosen Büro perfekt ergänzt

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Morgens auf der Arbeit ist neben der ersten Tasse Kaffee der Kalender am wichtigsten. Dank der digitalen Version, die mit dem Mailprogramm verknüpft ist, haben Sie auf Ihrem Bildschirm alles im Blick. Wie jeden Tag erinnert Sie aber auch Ihr Terminplaner auf dem Smartphone pünktlich an die anstehenden Aufgaben und Meetings. Natürlich haken Sie Ihre To-do-Liste am Tablet ab, das ist praktisch und geht schnell. Wichtige Unterlagen von Behörden oder Firmen kommen als E-Postbrief direkt in Ihr elektronisches Postfach, sodass Sie sie gleich im passenden Ordner speichern können. Mails, Angebote und Rechnungen bekommen Ihre Kunden sowieso per E-Mail, denn bei Ihnen im Büro gibt es keine Drucker, Kopierer und Stifte.
 
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Sieht Ihr Arbeitsalltag auch so aus? Wohl nicht? Sie arbeiten sicher noch mit Papier? Vielleicht sogar mit wirklich viel Papier? Das ist okay, denn die Digitalisierung ist in den allermeisten Unternehmen längst nicht so weit fortgeschritten wie hier beschrieben. Doch Papier und digitale Unterlagen ergänzen sich hervorragend, wenn Sie es richtig angehen. Wir zeigen Ihnen, wie der perfekte Brückenschlag zwischen digitaler Welt und Büroalltag mit Papier mit dem Ordnungssystem von Classei optimal gelingt!

Was ist ein papierarmes/papierloses Büro?

Mit der voranschreitenden Digitalisierung geistert der Begriff papierloses Büro in vielen Unternehmen umher. Kein Papier mehr – das hört sich doch gut an. Schließlich verlangt der Zeitgeist einen nachhaltigen Umgang mit Ressourcen. Nicht wenige Firmen weisen Ihre Mitarbeiter schon jetzt an, nur dann etwas auszudrucken, wenn es wirklich notwendig ist. Der positive Effekt neben dem geringeren Papierverbrauch: Es spart Geld. Doch die Idee vom papierlosen Büro geht noch weiter. Sie beinhaltet auch, dass nicht mehr per Brief, sondern nur noch per E-Mail oder E-Postbrief mit elektronischer Signatur kommuniziert wird. Dazu kommen rein digitale Terminkalender, To-do-Listen, Kundenkarteien, Archive und mehr. Kurz: der Verzicht auf papiergebundene Dokumente zugunsten von EDV. Alle Maßnahmen dienen dem Umweltschutz, sollen unnötige Arbeiten sparen und die Effizienz steigern. DOCH: funktioniert das in der Praxis wirklich und auf Dauer?

Bestandsaufnahme: der Weg zum papierminimierten Büro

In einem papierlosen Büro würde viel Platz auf Schreibtischen, in Regalen und in ganzen Archiven frei werden. Doch der Konjunktiv (würde) zeigt es schon: Die Idee dahinter entspricht einer Vision, die in dieser Form heute (noch) nicht praktikabel ist, denn alle Berufsgruppen nutzen weiterhin Papier und die Realität beweist es tagtäglich.

Einige Unternehmen sind allerdings auf dem richtigen Weg, nachhaltiger und umweltverträglicher zu arbeiten. Sie leben das papierarme oder papierminimierte Büro und haben die eigenen Papierberge bereits reduziert. Dazu zählt ein ausschließlich digitales Archiv, der Kundenkontakt über E-Mails statt Briefe oder die Terminplanung über einen vernetzten digitalen Planer. Post-Briefdienste bringen mal mehr, mal weniger wichtige Unterlagen, die zwar oft eingescannt, in der Regel jedoch in Papierform bearbeitet und aufbewahrt werden.

Und genau hier setzt Classei für optimalen Workflow an. Dank der  Orga-Boxen und Orga-Mappen sowie Orga-Tabs (Reiter) Orga-Tabs gelingt die Arbeitsplatzorganisation genial und vor allem einfach. Alle Unterlagen finden in genau beschrifteten und somit leicht auffindbaren Mappen Platz.

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Diese wiederum werden in den stabilen Ordnungsboxen abgestellt, die Sie entweder auf Ihrem Schreibtisch, in Regalen und Schränken oder extra dafür entwickelten  Orga-Möbeln aufbewahren können.

Mit dem genial einfachen Ordnungssystem von Classei profitieren Sie von vielen Vorteilen in Ihrem papierminimierten Büro:

  • Nachhaltigkeit: Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch.
  • Platzersparnis: Weniger Papier braucht weniger Stauraum.
  • Geldersparnis: Ihre Ausgaben für Papier, Druckertinte und Büromaterialien reduzieren sich.
  • Zeitersparnis: Dank Orga-Boxen und -Mappen finden Sie Ihre Unterlagen sofort, ohne lange zu suchen.
  • Effizienz: Sie optimieren Ihren Workflow und auch andere Personen können mit Ihren Akten dank der selbsterklärenden Beschriftung sofort arbeiten.
  • Mobilität: Orga-Mappen können Sie überall hin mitnehmen (Meetings, Kunden).
  • Zukunftsfähigkeit: Die Digitalisierung schreitet voran und Sie sind vorne mit dabei.

Wie gelingt der Schritt zum papierlosen Büro?

Den einen Schritt zum papierlosen Büro gibt es nicht, denn er führt immer über die zahlreichen Möglichkeiten des papierminimierten Arbeitsplatzes. Von heute auf morgen nur noch mit digitalen Unterlagen zu arbeiten, ist eine utopische und gefährliche Vorstellung. Was jedoch kurzfristig und mit langfristiger Wirkung gelingt: die Büroorganisation mit Classei. Denn Papier und digitale Daten ergänzen sich äußert gut, wenn die Umsetzung stimmt. Das beweist das erfolgreiche Nebeneinander von Digital und Papier, das bereits von vielen Unternehmen erfolgreich praktiziert wird. Ganz ohne Papier zu arbeiten, ist für die meisten Menschen jedoch unvorstellbar. Sie möchten etwas in der Hand halten und sind die bisherigen Abläufe einfach gewohnt. Dazu kommt, dass noch längst nicht alle Unternehmen eine digitale Strategie entwickelt haben. Umso besser, wenn Sie mit Classei auf ein gut durchdachtes und einfaches Ordnungssystem setzen.

Aus der Praxis: Digitalisierung und Papier dank Classei perfekt vereint

Drei Praxisbeispiele zeigen, wie praktisch sich beide Welten verknüpfen lassen, ohne dass die Gefahr einer doppelt gepflegten Ablage besteht.

  1. Einheitlich systematisieren

Legen Sie die physischen Orga-Mappen und -Boxen so an wie auf Ihrem digitalen Laufwerk. Eine einheitliche Systematik und Beschriftungen gewährleisteten, dass zusammengehörige Dokumente auch stets gemeinsam betrachtet werden. Beispielsweise können Sie die schriftliche Korrespondenz in der Ordnungsmappe bearbeiten, aufbewahren und die dazugehörigen Dateien auf der Festplatte.

  1. Papier gruppieren

Der Postbote kommt immer mit vollen Händen zu Ihnen? Dann gruppieren Sie den Posteingang für einen sofortigen Überblick nach dem Eisenhower Prinzip in wichtig und dringend, nicht wichtig, aber dringend sowie wichtig, aber nicht dringend. Was weder wichtig noch dringend ist, landet sofort im Papierkorb. Die anderen drei Gruppen legen Sie in je einer Orga-Mappe in einer Orga-Box ab für die spätere genaue Sichtung. So sortieren Sie das anfallende Papier mit Classei in kürzester Zeit.

  1. Termine verwalten

Die digitale und die analoge Welt lassen sich im Terminkalender einfach vereinen. Nutzen Sie dafür Termin-Mappen nach dem Prinzip der Wiedervorlage für den papierenen Bezug eines Termins. Der Kalender in Ihrem Mailprogramm sendet Ihnen in Symbiose eine Erinnerung dafür – sofort haben Sie den passenden Vorgang zur Hand.

Quelle:
Kommentare  
0 # Arthurgog am 19.Dez.2019 um 07:22 Uhr
super.Diese Website hat hilfreiche Dinge, es hat in vielerlei Hinsicht die Dinge leichter macht.
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