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Classei
Egon Heimann GmbH

Staudacherstrasse 7e
D-83250 Marquartstein

05. July 2019 von Florian Buchner

Private Ablage organisieren – ganz einfach mit Classei

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Das Auto ist kaputt – und die Unterlagen der Kfz-Versicherung sind nicht auffindbar. Sie liegen irgendwo in der Schublade zwischen der Bedienungsanleitung für den Fernseher und den Lohnscheinen vom letzten Jahr. Oder doch in einem der Ordner mit der Aufschrift „wichtig“? Spätestens jetzt muss ein Ablagesystem für private Unterlagen her! Das genial einfache Ordnungssystem von Classei erleichtert nicht nur die Arbeit im Büro, sondern schafft auch Klarheit in der privaten Ablage.

Warum es wichtig ist, die private Ablage zu organisieren

Wenn ein Versicherungsfall eintritt und die benötigten Papiere der Police sich nicht finden lassen, ist das mehr als ärgerlich. Die schlechte oder gänzlich fehlende Ordnung wichtiger privater Dokumente verzögert nicht nur die Regulierung eines Schadens. Sie sorgt auch für unnötigen Stress und langes Suchen. Im Krankheitsfall kann es sogar noch schlimmer kommen: Wenn die Angehörigen sich in der privaten Ablage nicht zurechtfinden, führt das Durcheinander im Ernstfall dazu, dass wichtige Gesundheits- und Vorsorgepapiere nicht zur Verfügung stehen. Doch so muss es nicht sein! Mit nur einem Griff können Sie alle Dokumente zu einem Thema in den Händen halten. Die Orgamappen und Orgaboxen von Classei bilden die Grundlage für ein genial einfaches Ordnungssystem, mit dem Sie jede Art von privater Ablage organisieren.

Unterlagen sortieren: Welche Anwendungen gibt es?

Das Ordnungssystem für private Unterlagen funktioniert ähnlich wie das Abheften in Ordnern, doch es geht viel schneller und übersichtlicher. Auf teure Büromaterialien können Sie dabei verzichten. Ganz ohne Locher, Büroklammern, Klarsichthüllen und Tacker ist die private Ablage schnell sortiert. Um alle Dokumente übersichtlich aufzubewahren, benötigen Sie nur eine oder mehrere Orgaboxen, Orgamappen und die dazu passenden Orgatabs. Ihre private Ablage sortieren Sie am besten nach Themenbereichen wie in einer Projektarbeit. Es bietet sich an, eine Ordnungsbox für Versicherungen, eine für laufende Verträge, eine für Rechnungen und weitere Kategorien anzulegen. In die Versicherungsbox kommen Mappen für Hausrat, Kfz, Reiserücktritt und alle weiteren Policen. Erhalten Sie ein Schreiben, das eine Ihrer Versicherungen betrifft, ordnen Sie es einfach direkt in die betreffende Mappe ein. Auch für Rechnungen empfiehlt sich die thematische Sortierung der privaten Ablage vom Auto bis zum Zahnersatz. Wichtig ist dabei, dass die Mappen eindeutige Bezeichnungen erhalten. Nur dann können auch andere Personen im Notfall die benötigten Unterlagen finden! Eine weitere Anwendungsmöglichkeit liegt in der alphabetischen Sortierung, mit der Sie ohne viel Aufwand Ihr Ablagesystem optimieren.

Private Termine dank Umlaufprinzip immer im Blick

Nicht nur als Ablage und Archiv, sondern auch als Terminplaner eignet sich das Unterlagen-Ordnungssystem von Classei hervorragend. Legen Sie sich dafür eine Orgabox mit 31 Orgamappen für die maximale Anzahl der Tage eines Monats an. Arzttermine, Verabredungen mit Freunden oder Ihrem Steuerberater, Hinweise auf Veranstaltungen und alle anderen Termine notieren Sie auf einem Blatt und legen es in die Mappe des dazugehörigen Tages. Ob Sie zum TÜV fahren müssen oder einen Friseurtermin vereinbaren wollen – werfen Sie den Zettel weg und stelle Sie die Tagesmappe ans Ende der Orgabox, wenn Sie den Termin wahrgenommen oder die Aufgabe erledigt haben. Durch dieses Umlaufprinzip verpassen Sie keine Termine mehr! Längerfristige Verpflichtungen lassen sich gut in Monats-Mappen aufheben und später im laufenden Monat einsortieren.

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Welche Ablagemethoden passen zur privaten Ablage?

Zu den bekanntesten und beliebtesten Methoden, um Ordnung zu schaffen und zu erhalten, gehört Kaizen. Nicht nur am Arbeitsplatz ist die stetige Veränderung zum Besseren – so die wörtliche Übersetzung – sinnvoll und effektiv. Da das Ordnungssystem für private Unterlagen von Classei der Klarheit des Gedankens folgt, können Sie immer wieder bestehende Strukturen der Ablage optimieren. Spalten Sie das Thema einer Mappe in zwei auf, wenn es nötig wird oder führen Sie mehrere Mappen in eine zusammen, wenn es sich ergibt. Halten Sie jedoch an einem einfachen, selbsterklärenden System fest. Die Aktenplan-Ablage stammt zwar aus dem gewerblichen Bereich, lässt sich aber schnell ins Private übertragen. Mit Hauptgruppen und Untergruppierungen in Form der Orgamappen ist die Methode perfekt geeignet, um die private Ablage zu sortieren.

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1. Name oder Begriff

auf dem Orgareiter, kennzeichnen klar und eindeutig die Akte und somit gleichzeitig den Inhalt.

2. Position der Reiter,

welche systematisch gestaffelt sind, A (hinten) Z (vorne). Somit haben Sie alle Begriffe mit dem gleichen Anfangsbuchstaben immer hintereinander.

welche systematisch gestaffelt sind, A (hinten) Z (vorne). Somit haben Sie alle Begriffe mit dem gleichen Anfangsbuchstaben immer hintereinander.

3. Farben

bieten eine zusätzliche Strukturmöglichkeit um Bereiche, Sachgebiete, Regionen, Abteilungen oder Wirtschaftsjahre optisch besser zu untergliedern.

4. Leitbereiche

oder Untergruppen unterteilt mit Leitkarten ermöglichen eine weitere feine Gliederung innerhalb eines Bereiches, Fach- oder Sachgebietes.

5. Terminverwaltung

mit Wiedervorlage gleichzeitig nach Datum und Vorgang

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Quelle: Blog Miss Moneypenny, unter: "https://www.missmoneypenny.ch/article/ordentlich-gluecklich-das-perfekte-ablagesystem" (abgerufen am 04.07.2019)