Classei-SystemDokumenten-Management und Sofort-Ordnungs-System
Das Classei Dokumenten-Management und Sofort-Ordnungs-System ist eine Abkehr von den üblichen Hebelordnern (Aktenordner oder Briefordner) und Hängeregistraturen. Es hat sich gezeigt, dass diese teilweise über 120 Jahre alten Registratur-Methoden nicht mehr zeitgemäß sind, da zu Zeit- und Platz raubend. Zudem behindern sie oft eine durchgängige Organisation. Das Classei-System ist ein neues Konzept, das sich inzwischen seit Jahren in der Praxis bewährt hat.
Angesichts der digitalen Dokumenten-Management Systeme geht man heutzutage allerdings davon aus, dass die genannten überholten Methoden bald ihr Zeitliches gesegnet haben. So ist man überzeugt, bald auf alles Papier im Büro verzichten zu können. Die gegenwärtige Wirklichkeit bestätigt das jedoch noch nicht, denn viele Menschen wollen auf das Papier nicht verzichten. Zugegeben, der Datenträger Papier hat seine Vorteile. Er ist unabhängig vom Computer, von Computer-Abstürzen, Stromausfällen und anderen Schwierigkeiten. Nicht zu unterschätzen ist, dass in der Schriftgutablage (analoges Dokumenten-Management) Originale aufbewahrt werden können.
Es ist deshalb legitim, darüber nachzudenken, wie man eine schnelle und vernünftige Ordnung auch in der Schriftgutverwaltung installieren und nicht unbeträchtliche Kostenersparnisse durch Arbeitsvereinfachung, Raum- und Zeitersparnisse erreichen kann.
Sofort-Ordnungs-System Classei
ist seit Jahren bewährt. Dieses Verfahren wurde mit REFA-Methodik entwickelt. Es zeitigt viele Problem lösende Ergebnisse. Die Grundelemente sind so genannte Ordnungs- oder Orga-Mappen, die mit selbstklebenden Orga-Tabs (Art Karteireiter) gekenn-zeichnet in Orga-Boxen abgestellt werden.
Arbeitsablauf
Der bisher übliche Arbeitsablauf im Büro kann damit grundlegend verbessert werden. So wird z.B. bei der Entstehung und Bearbeitung eines Vorgangs eine Orga-Mappe angelegt, die alle bei der Bearbeitung entstehenden Schriftstücke erfasst. Das nennen wir Sofort-Ordnung. Nach der Bearbeitung sind so automatisch alle Schriftstücke des Vorgangs in der Mappe geordnet aufbewahrt. Eine nachträgliches Ablegen mit Sortieren, Lochen und Abheften entfällt vollständig.
Carma-Organizer Software
Ein besonderer Vorteil ist dabei, dass das Classei-System mit der Carma-Organizer Software hervorragend zusammenarbeitet. So können im Records-Organizer Folder (entspricht den analogen Orga-Mappen) sowohl digitale wie analoge Akten angelegt werden. Alle Dokumente und Schriftstücke sind damit im Computer bestens verwaltet.
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