Pressemitteilung
Classei-Sofort-Ordnung löst das Papierproblem auf neue Weise
In welches Büro man auch kommt, man sieht überall noch Schriftstücke, Aktennotizen, Computer-Ausdrucke, Druckereierzeugnisse, Akten, vor allem Briefordner, Hängeregistraturen, usw. Was ist nur los? Haben wir nicht längst probate Lösungen, das Papier aus dem Büro zu verbannen? Der Mensch scheint wirklich zu wenig anpassungsfähig zu sein. Oder ist das papierlose Büro nur ein Wunschtraum, und die angebotenen Computer-Lösungen halten nicht was sie versprechen?
Nun, eine einfache Überlegung hätte uns eines Besseren belehrt: Solange es noch Kugelschreiber, Schreibmaschinen, Kopierer, Computer-Drucker und nicht zuletzt eine Druck- und Papierindustrie gibt, wird das papierlose Büro nicht verwirklicht werden können.
Das wäre weiter nicht schlimm, denn man kann ja alle Schriftstücke einscannen. So sind alle Daten und Informationen im Computer und es stehen alle Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung zur Verfügung. Aber man kann ja nie wissen - die Praxis zeigt: das Papier wird nicht weggeworfen, sondern weiterhin aufbewahrt. Es könnte ja mal der Strom ausfallen oder der Computer crashen. Schließlich sind auch Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Schriftgut zu beachten. Bei näherer Untersuchung stellt sich heraus, dass das Einscannen kosten- und zeitaufwändig ist. Das führt dazu, dass weniger oder überhaupt nicht eingescannt wird. Aber selbst die digital erstellten Dateien und Dokumente werden oft ausgedruckt. Warum? Weil sie auf Papier bequemer zu lesen und zu bearbeiten sind, sonst brauchte man ja keinen PC-Drucker.
Wie kann das Problem Papier/Computer gelöst werden?
1. Die Ärgernisse, die die Schriftgutverwaltung verursacht, müssen soweit wie möglich beseitigt werden. Nachteile sind der erhebliche Raumbedarf für die Aufbewahrung und der Zeitaufwand für das Ordnen, Sortieren, Abheften, Ablegen und Wiederfinden von Papierdokumenten. Untersucht man diese Situation, stellt man fest, dass bei dem heutigen Stand der Technik die meisten Registraturmittel veraltet sind. Neuere Organisationsmittel, z.B. das Classei-Sofortordnungs-System bringen Raum- und Zeitgewinn von ungefähr 50% und mehr.
2. Übliche Software für Dokumenten-Management beschränkt sich auf elektronische Datenträger, das Papier bleibt außen vor. Das muss nicht sein, denn der Computer kann bei geeigneter Software alles verwalten, nicht nur digitale oder papierene Dokumente, sondern auch elektronische Datenträger, wie CDs, Disketten, Video- und Audiokassetten. Dabei enthält jeder Datenträger eine Flut von Informationen, von denen nur ganz bestimmte Daten relevant sind. Nicht nur Ordnerregale, auch Festplatten sind schnell zugemüllt. Es gibt gute Software für die verschiedenen Anwendungsgebiete. Sie sind häufig beschränkt auf vorherrschende Aufgaben. So fehlt es oft weitestgehend an Gesamtlösungen. Das führt zu unrationellem Arbeiten. Um hier praktikable Ansätze zu bieten, wurde die Software Carma-Organizer entwickelt, die eine Symbioselösung anbietet für das Informations-, Knowledge- und Dokumenten-Management einschließlich der Verwaltung materieller Datenträger, wie Papier, Literatur, Software-Unterlagen, CDs, Bilder usw. Alles wird unter einem Software-Dach verwaltet.
Hinzu kommen probate Lösungen, wie die Zusammenarbeit mit einem Warenwirtschaftsprogramm, damit Adressen nur einmal einzugeben sind. Weiter die vielfältigen Verknüpfungsmöglichkeiten einzelner Datensätze der verschiedenen Carma-Organizer untereinander: Korrespondenzmanager für E-Mails, Faxe, Briefe und Serienbriefe mit Speicherung unter der jeweiligen Geschäftspartner-Adresse. Aufgaben-, Zeit- und Projektmanagement, auch im kleinen Team, abseits von der E-Mail-Flut. Dezentrale und zentrale Terminplanung und Überwachung.
3. Um einen vollen Nutzeffekt zu haben, müssen beide Systeme: Classei® und Carma® wie in einer Symbiose zusammenarbeiten und das im einheitlichen Windows™ Standard im Verbund mit MS-Office™.
Mit der Carma-Organizer® Office-Software und der Classei-Sofortordnung konnte dieses vorteilhafte Zusammenwirken erreicht werden. Das ist vor allem für kleinere und mittlere Betriebe und freie Berufe von großem Vorteil. Die Schnittstelle zwischen Papier und Computer ist beliebig skalierbar. Sie kann jederzeit ohne Umorganisationen verändert und der Schwerpunkt von der Schriftgut-Organisation auf die digitale Dokumentenverwaltung verlagert werden.
